Heizkostenverordnung §9: Was regelt §9 konkret und was müssen Hausverwaltungen beachten?

Was bedeutet die neue Heizkostenverordnung für Vermieter?

Die neue Heizkostenverordnung bringt für Vermieter und Hausverwaltungen klare Pflichten zur Verbrauchstransparenz und technische Anforderungen mit sich. Ziel ist eine gerechtere und energiesparendere Heizkostenverteilung.

Wichtige Änderungen im Überblick:

• Pflicht zur fernablesbaren Messtechnik bei Neuinstallationen seit 1.12.2021
• Nachrüstpflicht bis Ende 2026 für Bestandsgeräte, sofern technisch möglich
• Monatliche Verbrauchsinformationen müssen allen Mietern bereitgestellt werden
• Erhöhte Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit bei Verbrauchsdaten
• Kostenumlage bleibt möglich, wenn rechtskonforme Umsetzung erfolgt
• Sanktionen bei Verstößen, z. B. Kürzungen bei der Umlagefähigkeit

Ist die Heizkostenverordnung auch für Wohnungseigentümer?

Ja, die Heizkostenverordnung gilt auch für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG), sofern die Einheiten vermietet sind oder gemeinschaftlich genutzte Heizungsanlagen bestehen. Besonders relevant wird sie für Verwalter, die für eine ordnungsgemäße Abrechnung verantwortlich sind. Bei vermieteten Eigentumswohnungen müssen monatliche Verbrauchsinformationen übermittelt werden, wenn fernauslesbare Zähler vorhanden sind. Auch die Nachrüstpflicht bis Ende 2026 betrifft Wohnungseigentümer, sofern technisch machbar. 

Dabei spielt es keine Rolle, ob einzelne Eigentümer die Nutzung selbst oder über Dritte vornehmen – entscheidend ist die nutzungseinheitliche Erfassung. Für die Umsetzung empfiehlt sich eine einheitliche Abstimmung innerhalb der WEG, um technische und rechtliche Anforderungen effizient zu erfüllen. Die Regelungen fördern langfristig Transparenz und Energieeffizienz, bringen aber auch Verantwortung und Investitionsbedarf mit sich.

Was muss der Verwalter bei der Heizkostenabrechnung beachten?

Ein Verwalter muss bei der Heizkostenabrechnung sowohl gesetzliche Vorgaben als auch technische Details einhalten. Die wichtigsten Punkte dabei:

• Verbrauchsgerechte Abrechnung gemäß Heizkostenverordnung Funkzähler (§6)
• Einbau und Nutzung fernablesbarer Zähler, wenn Pflicht besteht (§9)
• Monatliche Verbrauchsinformationen an Nutzer bei Funkzählern
• Einhalten der Abrechnungsfrist von 12 Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode
• Vollständige und transparente Darstellung der Kostenaufteilung
• Unveränderte Betriebskostenumlage, sofern Messdienstleister korrekt ablesen
• Berücksichtigung individueller Ausnahmeregelungen (z. B. technische Nichtnachrüstbarkeit)

Heidi Systems unterstützt Verwalter bei allen Pflichten der Heizkostenabrechnung. Die Plattform gewährleistet automatische, rechtssichere Verbrauchserfassung, erstellt transparente Abrechnungen und ermöglicht die monatliche Verbrauchsinformation ohne zusätzlichen Aufwand. Der Einbau ist kostenfrei, und sämtliche Leistungen sind im Festpreis von 150 € pro Wohneinheit und Jahr enthalten – inklusive Wartung, Funkübertragung und Dokumentation.

Welche Wohnungen sind von der Novelle der Heizkostenverordnung ausgenommen?

Von der Novelle der Heizkostenverordnung sind nur wenige Wohnungen ausgenommen – insbesondere dann, wenn die technische Nachrüstung von fernablesbaren Geräten nicht möglich oder wirtschaftlich unzumutbar ist. Das betrifft zum Beispiel denkmalgeschützte Gebäude oder Sonderfälle, bei denen bauliche Gegebenheiten den Einbau erheblich erschweren. Auch temporäre Leerstände oder nicht zentral beheizte Einheiten können unter bestimmten Umständen nicht unter die Pflicht fallen. 

Eine generelle Befreiung gibt es jedoch nicht automatisch – eine sorgfältige Prüfung und Dokumentation ist zwingend notwendig. Wichtig: Die Ausnahme muss nachvollziehbar begründet sein, sonst droht der Verlust der Umlagefähigkeit. Hausverwaltungen sollten alle Sonderfälle frühzeitig identifizieren und mit Fachfirmen oder Juristen abstimmen, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

Welche Pflichten ergeben sich aus §9 der Heizkostenverordnung für Hausverwaltungen?

§9 der Heizkostenverordnung verpflichtet Hausverwaltungen zur Umsetzung moderner Verbrauchserfassung mit Fokus auf Transparenz, Digitalisierung und Mieterinformation. Die wichtigsten Pflichten im Überblick:

• Einbau fernablesbarer Zähler (Heizung, Wasser, ggf. Gas/Strom) bei Neubauten oder bei Geräteersatz seit 1.12.2021
• Nachrüstung aller Bestandsgeräte bis 31.12.2026, sofern technisch möglich und wirtschaftlich vertretbar
• Monatliche Verbrauchsinformationen an alle Nutzer, sofern fernablesbare Technik vorhanden
• Sicherstellung von Interoperabilität und Anbindung an smarte Systeme gemäß EU-Vorgaben
• Datenschutzgerechter Umgang mit Verbrauchsdaten (z. B. keine personenbezogene Weitergabe)
• Dokumentationspflicht über Art und Zeitpunkt der Umrüstung

Was bedeutet die fernauslesbare Ausstattungspflicht konkret?

Die fernauslesbare Ausstattungspflicht bedeutet, dass seit dem 1. Dezember 2021 nur noch fernablesbare Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Funkzähler Wasser eingebaut werden dürfen. Ziel ist es, den monatlichen Verbrauch transparent und ohne Wohnungszutritt erfassen und übermitteln zu können. Für Bestandsanlagen gilt eine Nachrüstpflicht bis spätestens Ende 2026, sofern technisch machbar und wirtschaftlich vertretbar. 

Die Geräte müssen aus der Ferne auslesbar sein, mindestens per Funk oder über Gateways, und dabei datenschutzkonform arbeiten. Besonders relevant: Eine Kombination mit digitalen Schnittstellen zur Verbrauchsvisualisierung für Mieter ist vorgeschrieben. Hausverwaltungen müssen daher nicht nur auf moderne Messtechnik umstellen, sondern auch regelmäßige Verbrauchsinformationen bereitstellen. Das schafft mehr Transparenz und ermöglicht Mietern ein bewussteres Heizverhalten.

Welche Zählerarten sind von der Regelung betroffen?

Betroffene Zähnlerarten der Heizkostenverordnung

Die Heizkostenverordnung §9 betrifft alle Zähler, die zur Erfassung des individuellen Verbrauchs in Mehrparteienhäusern dienen. Dazu zählen:

• Heizkostenverteiler (elektronisch oder funkfähig)
• Wärmemengenzähler (für zentrale Heizungsanlagen)
• Warmwasserzähler (für zentrale Warmwasserversorgung)
• Kaltwasserzähler, sofern zur verbrauchsgerechten Abrechnung eingesetzt
• Strom- und Gaszähler, wenn sie im Rahmen einer zentralen Versorgung abgerechnet werden

Ab wann gilt die Nachrüstpflicht für nicht-fernauslesbare Zähler?

Die Nachrüstpflicht für nicht-fernauslesbare Zähler gilt ab dem 1. Januar 2027. Bis zu diesem Stichtag müssen alle bestehenden Heizkostenverteiler, Wärme- und Funkzähler Wasser, die nicht fernablesbar sind, durch funkbasierte oder vergleichbare Systeme ersetzt werden – sofern technisch möglich und wirtschaftlich vertretbar. Die Pflicht betrifft sowohl Mietobjekte als auch Wohnungseigentümergemeinschaften mit zentraler Versorgung. Bereits seit dem 1. Dezember 2021 dürfen bei Neuinstallationen oder Geräteaustausch nur noch fernablesbare Geräte verwendet werden. 

Wer die Frist versäumt, riskiert Rechtsfolgen und Einschränkungen bei der Umlagefähigkeit der Betriebskosten. Hausverwaltungen sollten frühzeitig planen und geeignete Dienstleister einbinden, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Auch Datenschutzanforderungen müssen bei der Auswahl der Technik von Anfang an berücksichtigt werden.

Heidi Systems bietet eine komplett fernauslesbare Funklösung, die bereits heute alle gesetzlichen Anforderungen bis 2027 erfüllt. Die Systeme sind eichrechtskonform, DSGVO-sicher und lassen sich ohne Zusatzkosten einbauen. Für nur 150 € pro Wohneinheit und Jahr übernimmt Heidi Systems den gesamten Betrieb, inklusive Wartung, Funkübertragung und gesetzeskonformer Dokumentation – so sind Hausverwaltungen langfristig auf der sicheren Seite.

Wie unterscheiden sich die Vorschriften in den einzelnen Bundesländern?

Die Heizkostenverordnung ist eine bundesweit geltende Verordnung und somit in allen Bundesländern einheitlich verpflichtend. Dennoch gibt es regionale Unterschiede in der Umsetzung und Kontrolle, die für Hausverwaltungen relevant sein können:

• Kontrollbehörden: In manchen Bundesländern prüfen Bauaufsichtsbehörden, in anderen Energieaufsichten oder Kommunalverwaltungen die Einhaltung.
• Förderprogramme: Landesförderungen für die Umrüstung auf fernablesbare Technik oder energetische Sanierungen variieren je nach Bundesland.
• Bußgeldpraxis: Die Höhe und Häufigkeit von Sanktionen bei Verstößen kann regional unterschiedlich ausfallen.
• Technische Anforderungen im Detail: Manche Länder verknüpfen Landesbauordnungen mit zusätzlichen Anforderungen an Energieeffizienz oder Messsysteme.

Welche technischen Standards müssen Funkzähler erfüllen?

Funkzähler müssen bestimmte technische Mindestanforderungen erfüllen, um den Vorgaben der Heizkostenverordnung sowie EU-Richtlinien zu entsprechen. Zentrale Voraussetzung ist die Fernablesbarkeit, das heißt: der Verbrauch muss ohne Wohnungszutritt digital erfasst werden können. Außerdem müssen die Geräte interoperabel sein, also mit anderen Systemen und Plattformen kompatibel kommunizieren können. Ein weiterer technischer Standard ist die Anbindung an ein Smart-Meter-Gateway oder ein vergleichbares Datensystem, um die monatliche Verbrauchsinformation automatisiert bereitzustellen.

Zudem gelten Anforderungen an die Datenübertragungssicherheit, wie verschlüsselte Funkprotokolle (z. B. OMS-Standard). Nur so ist der Schutz personenbezogener Verbrauchsdaten gewährleistet. Die Geräte müssen zudem die technischen Regeln der Eichverordnung erfüllen und eine gültige MID-Kennzeichnung tragen. Hausverwaltungen sollten deshalb ausschließlich zertifizierte und zukunftsfähige Systeme einsetzen, um spätere Nachrüstkosten und rechtliche Probleme zu vermeiden. Eine enge Abstimmung mit Fachfirmen und Messdienstleistern ist dabei unerlässlich.

Welche Schnittstellen und Protokolle sind verpflichtend vorgesehen?

Für fernablesbare Verbrauchszähler schreibt die Heizkostenverordnung Funkzähler keine konkreten Einzelstandards vor, jedoch gelten klare Anforderungen an Interoperabilität und Datensicherheit. Hausverwaltungen sollten daher auf etablierte und rechtssichere Systeme setzen:

• OMS-Protokoll (Open Metering System): Der am häufigsten eingesetzte Standard. Er gewährleistet Herstellerunabhängigkeit und Datensicherheit durch Verschlüsselung.
• M-Bus und Wireless M-Bus: Industriestandard für die Zählerkommunikation – häufig in Kombination mit OMS.
• Smart-Meter-Gateway-Schnittstellen: Bei Integration in intelligente Messsysteme (z. B. Strom) sind kompatible Gateways erforderlich.
• BACnet/Modbus/Sigfox/LoraWAN (optional): In größeren Gebäuden oder bei Gewerbeeinheiten kommen auch andere Protokolle zum Einsatz.

Wie lässt sich die monatliche Verbrauchsinformation datenschutzkonform umsetzen?

Datenschutzkonforme Umsetzung für monatliche Verbrauchsinformation

Die monatliche Verbrauchsinformation muss transparente, aber datenschutzkonforme Inhalte liefern. Das heißt: Mieter erhalten jeden Monat eine individuelle Übersicht ihres Energie- und Wasserverbrauchs, meist in kWh oder m³, ergänzt durch Vergleichswerte zum Vormonat und zum Durchschnitt. Wichtig ist dabei, dass die Daten ausschließlich personen- oder wohnungsbezogen übermittelt werden – also keine Verbrauchswerte anderer Einheiten sichtbar sind.

Die Übermittlung erfolgt idealerweise digital über ein Kundenportal, eine App oder per E-Mail, wobei verschlüsselte Übertragung und gesicherter Zugang gewährleistet sein müssen. Auch ein Versand per Post ist zulässig, wenn technisch notwendig. Hausverwaltungen sollten nur zertifizierte Abrechnungssysteme nutzen, die die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Die Rechenschaftspflicht liegt beim Vermieter bzw. der Verwaltung – alle Prozesse zur Datenverarbeitung und -weitergabe sollten deshalb dokumentiert sein. So lassen sich rechtliche Risiken minimieren und Mieterbindung durch Verbrauchstransparenz stärken.

Welche Maßnahmen zur IT- und Datensicherheit sind zwingend einzuhalten?

Für Hausverwaltungen ist der Schutz personenbezogener Verbrauchsdaten zentral. Die Heizkostenverordnung in Verbindung mit der DSGVO verlangt konkrete technische und organisatorische Maßnahmen zur IT- und Datensicherheit:

• Verschlüsselte Datenübertragung: Alle Verbrauchsdaten müssen per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übertragen werden, z. B. über OMS-Protokolle.
• Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen auf die Daten zugreifen – rollenspezifische Rechteverwaltung ist Pflicht.
• Sichere Speicherung: Verbrauchsdaten müssen auf zertifizierten Servern innerhalb der EU gespeichert werden, mit Backup- und Notfallkonzept.
• Datenminimierung: Nur notwendige Informationen dürfen verarbeitet werden – keine Weitergabe an Dritte ohne Rechtsgrundlage.
• Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA): Bei umfangreicher Datenverarbeitung, z. B. über Online-Portale, ist eine DSFA nach Art. 35 DSGVO erforderlich.
• Vertragliche Absicherung: Messdienstleister und IT-Anbieter müssen durch Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) eingebunden sein.

Welche Rolle spielen Messdienstleister bei der Umsetzung von §9?

Messdienstleister übernehmen eine zentrale Rolle bei der Umsetzung von §9 der Heizkostenverordnung. Sie stellen nicht nur die technische Ausstattung mit fernablesbaren Zählern bereit, sondern kümmern sich auch um Installation, Wartung und regelmäßige Fernauslesung der Verbrauchswerte. Darüber hinaus sind sie oft für die monatliche Verbrauchsinformation an die Nutzer verantwortlich und liefern die Daten für die Jahresabrechnung.

Wichtig ist, dass der gewählte Dienstleister datenschutzkonform arbeitet, zertifizierte Systeme verwendet und die Interoperabilität seiner Geräte garantiert. Hausverwaltungen sollten mit dem Dienstleister klare vertragliche Regelungen zur Datenverarbeitung (AV-Vertrag) und zur Einhaltung der Fristen treffen. Auch die Verfügbarkeit digitaler Plattformen zur Mieterinformation kann ein entscheidendes Kriterium sein. Ein zuverlässiger Messdienstleister entlastet die Verwaltung erheblich und sorgt für eine rechtskonforme, wirtschaftliche und effiziente Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen. Die Wahl des Partners sollte daher sorgfältig und vorausschauend erfolgen.

Heidi Systems bietet ein rundum rechtssicheres Komplettpaket nach § 9 HKVO – inklusive fernauslesbarer Zähler, monatlicher Verbrauchsinformation, automatischer Datenübermittlung und vollständiger Wartung. Der Einbau ist kostenfrei, und alle Leistungen werden zu einem transparenten Preis von 150 € pro Wohneinheit und Jahr angeboten. Damit können Hausverwaltungen die gesetzlichen Anforderungen effizient erfüllen – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand oder versteckte Kosten.

Wie hoch sind die typischen Investitionskosten für Hausverwaltungen?

Die Investitionskosten für die Umstellung auf fernablesbare Messtechnik hängen stark von Gebäudegröße, Zähleranzahl und Anbieterwahl ab. Durchschnittlich sollten Hausverwaltungen mit folgenden Kosten rechnen:

• Einmalige Gerätekosten: Je nach Zählertyp (Heizung, Funkzähler Wasser, Wärme) ca. 20–80 € pro Einheit
• Montagekosten: Zwischen 30–70 € pro Gerät, abhängig vom baulichen Aufwand
• Gateways oder Funkmodule: Für zentrale Erfassung zusätzliche Kosten von 200–500 € pro Gebäude
• Softwarelizenz oder Plattformzugang: Monatlich 1–3 € pro Nutzungseinheit, teils inklusive Mieterportal
• Wartung & Fernauslesung (jährlich): Ca. 8–15 € je Gerät, je nach Vertrag mit dem Messdienstleister

Mit Heidi Systems entfallen hohe Anfangsinvestitionen komplett – der Einbau der Zähler ist kostenfrei. Die laufenden Leistungen, inklusive Fernauslesung, Wartung und Abrechnung, werden transparent zu einem Festpreis von nur 150 € pro Wohneinheit und Jahr angeboten. So profitieren Hausverwaltungen von moderner Funktechnik, planbaren Kosten und einem minimalen Verwaltungsaufwand, ohne Kapital zu binden.

Welche Fördermöglichkeiten bestehen für die Umrüstung auf Funktechnik?

Für die Umrüstung auf fernablesbare Funktechnik bestehen je nach Bundesland und Gebäudetyp unterschiedliche Fördermöglichkeiten – Pflicht Funkzähler. Bundesweit relevant ist die Bundesförderung für effiziente Gebäude (BEG), die über die KfW oder BAFA läuft. Hier können Einzelmaßnahmen wie der Einbau digitaler Mess- und Steuerungstechnik mit bis zu 20 % Zuschuss gefördert werden – vorausgesetzt, sie dienen der Energieeinsparung im Gesamtgebäudekonzept.

Zusätzlich bieten einige Länderprogramme eigene Förderungen für Digitalisierung oder energetische Modernisierung an. Förderfähig sind oft auch Beratungsleistungen, z. B. zur technischen Umsetzung oder zur Datenschutzprüfung.

Wie kann die Umstellung wirtschaftlich geplant und gestaffelt erfolgen?

Eine wirtschaftliche Umstellung auf fernablesbare Zählertechnik erfordert eine klare Strategie und gestufte Umsetzung. Hausverwaltungen sollten dabei folgende Schritte beachten:

• Gebäudeanalyse durchführen: Technische Voraussetzungen, bestehende Zählerarten und bauliche Gegebenheiten erfassen.
• Prioritäten setzen: Zuerst Gebäude mit hohem Sanierungsbedarf oder bald fälligen Zählerwechseln einplanen.
• Etappenweise Umsetzung: Roll-out in mehreren Jahren planen – z. B. nach Eigentümerzustimmung, Baujahr oder Aufwand.
• Kostenschätzung & Budgetplanung: Gesamtkosten kalkulieren und mit verfügbaren Rücklagen sowie Fördermitteln abstimmen.
• Dienstleister früh einbinden: Angebote einholen, Wartungsverträge abstimmen und technische Standards absichern.
• Eigentümer und Mieter rechtzeitig informieren: Aufklärung über Nutzen, Kosten und Zeitplan verbessert Akzeptanz und Ablauf.
• Controlling & Dokumentation: Umsetzung regelmäßig prüfen und fortlaufend dokumentieren, um Nachweise für Abrechnung und Gesetzeskonformität zu sichern.

Welche Vertragsrisiken bestehen mit Messdienstleistern oder Subunternehmern?

Bei Verträgen mit Messdienstleistern oder Subunternehmern bestehen für Hausverwaltungen mehrere rechtliche und wirtschaftliche Risiken. Besonders kritisch sind lange Vertragslaufzeiten mit automatischen Verlängerungen, die Flexibilität und Anbieterwechsel erschweren. Auch unklare Preisgleitklauseln können zu unerwarteten Mehrkosten führen. Wichtig ist, dass Leistungsinhalte und Zuständigkeiten genau geregelt sind – insbesondere bei Störungen, Wartung und Datenübertragung.

Ein häufig unterschätztes Risiko ist der mangelnde Datenschutz, wenn der Dienstleister nicht DSGVO-konform arbeitet oder keine gültigen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) vorliegen. Zudem haften Verwalter in vielen Fällen auch bei Fehlern externer Partner, etwa bei fehlerhafter Abrechnung oder unzureichender Verbrauchsinformation.

Mit Heidi Systems profitieren Hausverwaltungen von kurzfristig kündbaren Verträgen ohne versteckte Klauseln. Datenschutz und Datensicherheit entsprechen vollständig der DSGVO. Alle Leistungen – von der Installation über die Fernauslesung bis zur Wartung – sind klar definiert und zu einem transparenten Festpreis von 150 € pro Wohneinheit und Jahr enthalten. Der kostenfreie Einbau reduziert das wirtschaftliche Risiko und schafft maximale Planungssicherheit.

Wie wirkt sich die Verordnung auf die jährliche Betriebskostenabrechnung aus?

Wichtige Aspekte für Hausverwaltungen bei der Betriebskostenabrechnung

Die Heizkostenverordnung hat direkte Auswirkungen auf die Struktur, Inhalte und Umlagefähigkeit der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Hausverwaltungen müssen dabei folgende Punkte beachten:

• Verbrauchsbasierte Abrechnung: Nach Heizkostenverordnung Abrechnung muss auf individuell erfasstem Verbrauch beruhen, insbesondere bei Heizung und Warmwasser.
• Einbindung fernablesbarer Daten: Bei installierten Funkzählern fließen die automatisch ausgelesenen Verbrauchswerte in die Abrechnung ein – keine manuellen Ablesungen mehr nötig.
• Pflicht zur monatlichen Information: Wird diese nicht erfüllt, kann die Umlagefähigkeit der Heizkosten um 3 % reduziert werden (§6a HKVO).
• Neue Kostenpositionen: Kosten für digitale Zähler, Plattformnutzung oder Gateway-Betrieb können unter bestimmten Voraussetzungen umgelegt werden.
• Datensicherheit in der Abrechnung: Persönliche Verbrauchsdaten dürfen nicht offengelegt oder unverschlüsselt übermittelt werden.

Welche Tools und Softwarelösungen können Hausverwaltungen dabei unterstützen?

Hausverwaltungen profitieren bei der Umsetzung der Heizkostenverordnung von digitalen Tools, die Zählerdaten erfassen, verarbeiten und rechtskonforme Abrechnungen ermöglichen. Empfehlenswert sind Mieterportale oder Plattformen von Messdienstleistern, die eine automatische Verbrauchsdatenerfassung sowie die monatliche Informationspflicht erfüllen. Moderne Hausverwaltungssoftware wie Domus, Haufe PowerHaus oder Wodis Sigma bieten integrierte Module für Abrechnung, Vertragsmanagement und Schnittstellen zu Zählerherstellern.

Zusätzlich sinnvoll sind Tools mit DSGVO-konformen Cloudlösungen, um Verbrauchsdaten sicher zu speichern und auszuwerten. Einbindung in digitale Dokumentenablagen sowie automatisierte Mieterkommunikation steigern Effizienz und Transparenz. Wichtig ist, dass die eingesetzte Lösung zertifiziert, interoperabel und updatefähig ist. Die Software sollte regelmäßige Updates bieten, um auf gesetzliche Änderungen schnell reagieren zu können. So sichern sich Hausverwaltungen langfristig Rechtssicherheit und Zeitersparnis.