Heizkostenverordnung: Aktuelle Vorgaben, Pflichten & Tipps für die Abrechnung

Was besagt die neue Heizkostenverordnung?

Die neue Heizkostenverordnung (gültig seit Dezember 2021) konkretisiert die Pflichten von Vermietern und Hausverwaltungen zur Verbrauchserfassung und -information. Sie setzt EU-Vorgaben in deutsches Recht um und enthält folgende Kernaussagen:

• Fernauslesbare Zähler: Neu installierte Zähler und Heizkostenverteiler müssen fernauslesbar sein.
• Nachrüstungspflicht: Bis Ende 2026 müssen alle bestehenden Geräte auf fernauslesbare Technik umgestellt sein.
• Monatliche Verbrauchsinformation: Nutzer müssen monatlich Informationen zum Energieverbrauch erhalten – digital oder postalisch.
• Interoperabilität: Geräte müssen mit Systemen verschiedener Anbieter kommunizieren können (offene Schnittstellen).
• Datenschutz: Verbrauchsdaten dürfen nur gemäß DSGVO verarbeitet werden, mit besonderem Fokus auf Zweckbindung und Zugriffsschutz.
• Abrechnungsfristen: Die Abrechnung muss transparenter und fristgerecht erfolgen – inklusive Vergleichswerten und Kostenaufstellung.

Wie wird das Warmwasser nach der Heizkostenverordnung abgerechnet?

Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass die Kosten für Warmwasser getrennt von den Heizkosten abgerechnet werden müssen. Dafür wird der Energieverbrauch zur Warmwasserbereitung rechnerisch ermittelt, meist anhand der Formel nach § 9 HeizkostenV. Dabei fließt entweder der gemessene Energieverbrauch über einen Wärmemengenzähler ein oder ein rechnerischer Anteil, wenn kein Zähler vorhanden ist. Wichtig ist: mindestens 50 % der Kosten müssen verbrauchsabhängig verteilt werden, der Rest darf pauschal nach Wohnfläche oder ähnlichen Maßstäben erfolgen. So wird eine gerechte und transparente Verteilung sichergestellt, auch bei unterschiedlichen Verbrauchsverhalten.

Wie muss der Vermieter Heizkosten abrechnen?

Die Heizkostenabrechnung muss gemäß Heizkostenverordnung (§§ 6–9) nachvollziehbar, verbrauchsabhängig und transparent erfolgen. Für Hausverwaltungen ergeben sich dabei folgende wesentliche Schritte:

Erfassung des Gesamtverbrauchs:

• Ablesung der Heizwärme und ggf. Warmwasserbereitung, idealerweise über fernauslesbare Geräte.

Verbrauchsverteilung:

• Mindestens 50 % verbrauchsabhängig (z. B. laut Heizkostenverteilern oder Wärmemengenzählern).
• Maximal 50 % nach Wohnfläche, Nutzfläche oder umbautem Raum.

Einzelverbrauchsermittlung je Wohneinheit:

• Anteilige Zuteilung des erfassten Verbrauchs.

Kostenaufstellung:

• Energiekosten (z. B. Gas, Fernwärme)
• Betriebskosten (z. B. Wartung, Ablesung)

Pflichtangaben laut § 6a HeizkostenV (bei fernauslesbaren Zählern):

• Verbrauch des aktuellen Zeitraums
• Vergleich zum Vorjahr
• Durchschnittswerte des Hauses

Ist die Heizkostenverordnung Pflicht?

Ja, die Heizkostenverordnung ist in Deutschland verpflichtend und gilt für alle vermieteten Gebäude mit zentraler Heizungs- und/oder Warmwasserversorgung. Sie regelt verbindlich, wie Heiz- und Warmwasserkosten zu erfassen und abzurechnen sind. Vermieter und Hausverwaltung sind gesetzlich verpflichtet, die Verordnung einzuhalten – unabhängig von der Anzahl der Wohneinheiten. Verstöße, wie fehlende Verbrauchserfassung oder verspätete Abrechnung, können zu Kürzungsrechten der Mieter führen (§ 12 HeizkostenV). Nur in wenigen klar definierten Ausnahmen (z. B. bei denkmalgeschützten Gebäuden oder rein gewerblich genutzten Objekten) entfällt die Anwendungspflicht.

Wann gilt die Heizkostenverordnung für vermietete Immobilien?

Heizkostenverordnung für vemietete Immobilien

Die Heizkostenverordnung gilt immer dann, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Zentrale Heizungsanlage oder zentrale Warmwasserbereitung ist vorhanden.
• Es handelt sich um ein vermietetes Objekt, unabhängig von der Anzahl der Wohnungen.
• Mehrere Nutzer (z. B. Wohnungen oder Gewerbeeinheiten) teilen sich die Heiz- oder Warmwasserversorgung.

Nicht anwendbar ist die Verordnung in folgenden Fällen:

• Bei Einliegerwohnungen mit gemeinsamer Nutzung und ohne Abtrennung.
• Bei Gebäuden mit nur einem Nutzer, z. B. Einfamilienhaus ohne Vermietung.
• In seltenen Fällen bei denkmalgeschützten Gebäuden, wenn der Einbau von Messtechnik unzumutbar ist.

Welche Pflichten entstehen für Hausverwaltungen durch die Verordnung?

Hausverwaltungen sind durch die Heizkostenverordnung verpflichtet, eine verbrauchsabhängige Erfassung von Heiz- und Warmwasserkosten sicherzustellen. Dazu gehört der Einbau fernauslesbarer Zähler, die bis Ende 2026 flächendeckend installiert sein müssen. Zudem müssen monatliche Verbrauchsinformationen bereitgestellt werden, sobald Funkzähler vorhanden sind. Auch die Abrechnung muss transparent, fristgerecht und nachvollziehbar erfolgen. Darüber hinaus sind Datenschutz und Gerätekonformität zu gewährleisten. Werden diese Pflichten verletzt, drohen Rechtsnachteile, wie Kürzungsrechte der Mieter oder Beanstandungen bei Betriebskostenabrechnungen.

Welche Ausnahmen sieht die Heizkostenverordnung vor?

Die Heizkostenverordnung gilt grundsätzlich verpflichtend, sieht jedoch bestimmte Ausnahmen vor, in denen eine verbrauchsabhängige Abrechnung nicht oder nur eingeschränkt erforderlich ist:

• Gebäude mit nur einer Nutzungseinheit, z. B. Einfamilienhäuser ohne Vermietung.
• Einliegerwohnungen, wenn keine getrennte Erfassung möglich ist.
• Unverhältnismäßig hoher Aufwand beim Einbau von Messgeräten – z. B. bei baulicher Unmöglichkeit.
• Denkmalschutz, wenn technische Nachrüstung das äußere Erscheinungsbild beeinträchtigen würde.
• Wohngebäude mit überwiegender Versorgung durch erneuerbare Energien, unter bestimmten Bedingungen (§ 11 HeizkostenV).

Welche Rolle spielen Funkzähler im Rahmen der Heizkostenverordnung?

Funkzähler sind ein zentrales Element der novellierten Heizkostenverordnung, da sie die fernauslesbare Verbrauchserfassung ermöglichen. Sie sind Voraussetzung für die monatliche Verbrauchsinformation, die Nutzer mehr Transparenz bieten und zum energieeffizienten Verhalten anregen soll. Ab 2027 dürfen nur noch fernauslesbare Zähler verwendet werden, was für Hausverwaltungen bedeutet, dass sie rechtzeitig auf digitale Systeme umstellen müssen. Zudem ermöglichen Funkzähler eine automatisierte, fehlerfreie Ablesung ohne Wohnungszutritt – das spart Zeit, reduziert Kosten und erhöht die Datensicherheit, sofern datenschutzkonform umgesetzt.

Wie unterscheiden sich Strom-, Wasser-, Gas- und Wärmezähler in der Anwendung?

Anwendung von Stromzähler, Wasserzähler, Gaszähler und Wärmezähle

Für Hausverwaltungen ist es wichtig, die Unterschiede in Funktion und Anwendung der verschiedenen Zählertypen zu kennen, da sie jeweils eigenständige Messaufgaben erfüllen:

Stromzähler

• Messen den elektrischen Energieverbrauch in Kilowattstunden (kWh).
• In der Regel Eigentum des Netzbetreibers.
• Relevanz v. a. für Allgemeinstrom oder bei Mieterstrommodellen.

Wasserzähler

• Erfassen den Verbrauch von Kalt- oder Warmwasser in Kubikmetern (m³).
• Für die verbrauchsabhängige Abrechnung nach Heizkostenverordnung Funkzähler bei zentraler Warmwasserbereitung zwingend erforderlich.

Gaszähler

• Messen den Verbrauch von Erdgas für Heizung oder Warmwasser, meist in m³.
• Relevant bei Etagenheizungen, die separat abgerechnet werden müssen.

Wärmezähler

• Erfassen Wärmemenge in kWh, z. B. für Fußbodenheizungen oder zentrale Heizsysteme.
• Wichtig für präzise Trennung von Heiz- und Warmwasserkosten nach § 9 HeizkostenV.

Welche technischen Mindestanforderungen gelten für Funkzähler?

Funkzähler müssen nach § 5 Heizkostenverordnung bestimmte technische Mindestanforderungen erfüllen. Sie müssen fernauslesbar, interoperabel und sicher über Funk kommunizieren können. Ab 2027 ist ausschließlich der Einsatz solcher Geräte zulässig.

Wichtig ist, dass sie regelmäßig geeicht sind und offene Schnittstellen bieten, damit verschiedene Ablese- und Abrechnungssysteme kompatibel bleiben. Zudem müssen Funkzähler so konzipiert sein, dass sie keine Wohnungsbegehung zur Ablesung erfordern und den Datenschutz nach DSGVO wahren. Nur so lässt sich eine rechtssichere und effiziente Verbrauchserfassung sicherstellen.

Welche Eichfristen und Austauschpflichten müssen beachtet werden?

Für Hausverwaltungen sind die Eichfristen und Austauschpflichten zentral für eine gesetzeskonforme Abrechnung. Die relevanten Punkte im Überblick:

Eichfristen gemäß Mess- und Eichgesetz (MessEG):

• Wasserzähler: 6 Jahre
• Wärmezähler: 5 Jahre
• Gaszähler: 8 Jahre
• Stromzähler: 8 Jahre

Pflicht zum fristgerechten Austausch:

• Nach Ablauf der Eichfrist ist der Funkzähler zu tauschen oder nachzueichen.
• Bei Versäumnis kann die Abrechnung rechtlich angreifbar sein.

Fernauslesepflicht gemäß HeizkostenV:

• Bis 31.12.2026 müssen alle Messgeräte auf fernauslesbare Technik umgestellt sein.

Dokumentationspflicht:

• Eichdaten und Wechselprotokolle sollten nachweisbar archiviert werden – für mögliche Prüfungen durch Mieter oder Behörden.

Was ist beim Einbau und der Nachrüstung in Bestandsgebäuden zu beachten?

Beim Einbau oder der Nachrüstung von Messgeräten in Bestandsgebäuden ist besonders auf technische Machbarkeit, gesetzliche Vorgaben und Mieterschutz zu achten. Es müssen fernauslesbare und interoperable Geräte verwendet werden, die den Anforderungen der Heizkostenverordnung entsprechen. Dabei ist sicherzustellen, dass der Zugang zu Wohnungen rechtzeitig angekündigt und mit den Mietern abgestimmt wird. Bei baulichen Hürden kann unter Umständen eine Einzelfallprüfung nötig sein, um Ausnahmen zu begründen. Zudem sollten Hausverwaltungen die Dokumentation des Umrüstprozesses und der Gerätekennzeichnung sorgfältig führen, um Rechts- und Abrechnungssicherheit zu gewährleisten.

Welche Anforderungen gelten an Fernauslesbarkeit und Interoperabilität?

Die Heizkostenverordnung verpflichtet Hausverwaltungen, bis spätestens 31.12.2026 alle Messgeräte durch solche mit Fernauslesefunktion zu ersetzen. Damit verbunden sind klare technische Anforderungen:

Fernauslesbarkeit bedeutet:

• Die Verbrauchswerte müssen automatisch und ohne Wohnungszutritt ausgelesen werden können.
• Die Übertragung erfolgt in der Regel über Funkprotokolle (z. B. OMS-Standard).
• Die Geräte müssen mindestens einmal monatlich die aktuellen Verbrauchsdaten bereitstellen.

Interoperabilität heißt:

• Die Funkzähler müssen mit Systemen unterschiedlicher Anbieter zusammenarbeiten können.
• Es dürfen keine herstellerspezifischen Sperren bestehen – ein Anbieterwechsel muss technisch möglich bleiben.
• Offene Schnittstellen (API) sind notwendig für Integration in Abrechnungs- oder Energiecontrolling-Systeme.

Pflicht für Neuinstallationen ab 2021:

• Bereits seit Inkrafttreten der Novelle dürfen nur noch fernauslesbare und interoperable Geräte eingebaut werden.

Sinnvoll für die Verwaltung:

• Fehlerminimierung bei Ablesung, keine Terminvereinbarungen mit Mietern nötig.
• Automatisierte Datenübernahme in Abrechnungssysteme spart Zeit und senkt Verwaltungskosten.
• Zukunftssicherheit durch Kompatibilität mit Smart-Meter-Infrastruktur.

Wie funktioniert die unterjährige Verbrauchsinformation gemäß § 6a HeizkostenV?

Gemäß § 6a der Heizkostenverordnung sind Hausverwaltungen verpflichtet, monatliche Verbrauchsinformationen bereitzustellen, sobald fernauslesbare Zähler im Einsatz sind. Diese Informationen müssen spätestens bis zum Ende des Folgemonats digital oder auf Wunsch des Mieters auch postalisch zur Verfügung gestellt werden. Die Mitteilung umfasst den aktuellen Energieverbrauch, einen Vergleich zum Vorjahresmonat sowie – falls verfügbar – den Durchschnittsverbrauch des Gebäudes.

Ziel ist es, den Nutzern frühzeitig Transparenz über ihr Verbrauchsverhalten zu bieten, um energieeffizientes Handeln zu fördern. Wichtig ist, dass die Darstellung verständlich und nachvollziehbar erfolgt – idealerweise über ein digitales Portal oder automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen. Die Einhaltung dieser Pflicht ist nicht nur gesetzlich vorgegeben, sondern wirkt sich auch positiv auf das Mietverhältnis aus und kann unnötige Rückfragen oder Nachforderungen verhindern. Für Hausverwaltungen bedeutet das: technische Systeme zur Datenverarbeitung und Kommunikation müssen zuverlässig eingerichtet und betreut werden.

Welche Anforderungen gelten an die Datensicherheit bei Funkzählern?

Datenschutzanforderungen für Funkzähler

Für Hausverwaltungen ist die Datensicherheit bei Funkzählern ein zentraler Punkt, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO. Die erhobenen Verbrauchsdaten gelten als personenbezogene Daten, da sie Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Nutzer zulassen. Daraus ergeben sich folgende Anforderungen:

Verschlüsselte Datenübertragung:

• Funkzähler müssen die Verbrauchsdaten sicher verschlüsselt senden, z. B. nach OMS-Standard (Open Metering System).
• Unverschlüsselte Funkprotokolle sind nicht mehr zulässig.

Zugriffsbeschränkung und Datenhoheit:

• Nur autorisierte Personen (z. B. Hausverwaltung, Messdienstleister) dürfen auf die Daten zugreifen.
• Der Nutzer muss informiert werden, wer die Daten verarbeitet und zu welchem Zweck.

Speicherdauer und Löschung:

• Verbrauchsdaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für die Abrechnung oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.
• Danach ist eine datenschutzkonforme Löschung sicherzustellen.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs):

• Hausverwaltungen müssen nachweisen, dass sie geeignete Schutzmaßnahmen wie Firewalls, Zugriffsprotokolle und Verschlüsselung einsetzen.
• Verträge mit externen Dienstleistern sollten eine Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO beinhalten.

Informationspflicht gegenüber Mietern:

• Die Mieter müssen über Art, Zweck und Umfang der Datenerhebung transparent aufgeklärt werden – z. B. durch Datenschutzhinweise in der Jahresabrechnung.

Wie lassen sich Datenschutz und Fernablesung rechtssicher vereinbaren?

Datenschutz und Fernablesung lassen sich nur dann rechtssicher vereinbaren, wenn Hausverwaltungen die Anforderungen der DSGVO konsequent umsetzen und gleichzeitig die Vorgaben der Heizkostenverordnung erfüllen. Grundlage ist die Verwendung von technisch sicheren, verschlüsselten Funkzählern, die nur autorisierte Stellen auslesen können. Bereits bei der Installation ist darauf zu achten, dass Offenheit, Transparenz und Zweckbindung gewahrt bleiben – das heißt: Verbrauchsdaten dürfen ausschließlich zur Abrechnung und zur gesetzlich geforderten Verbrauchsinformation genutzt werden.

Die Hausverwaltung muss die Mieter aktiv informieren, welche Daten erhoben werden, wer darauf Zugriff hat und wie lange sie gespeichert werden. Zudem ist bei der Zusammenarbeit mit Messdienstleistern zwingend ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen. Regelmäßige technische Prüfungen und IT-Schutzmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen, Firewalls und Protokollierung stärken die rechtliche Absicherung zusätzlich.

Wie wird die Einhaltung der Heizkostenverordnung kontrolliert?

Die Kontrolle der Heizkostenverordnung erfolgt nicht durch eine zentrale Behörde, sondern indirekt über mehrere Instanzen und Pflichten, die Hausverwaltungen ernst nehmen müssen. Bei Nichteinhaltung drohen Rechtsnachteile, etwa Kürzungen der Mietzahlungen (§ 12 HeizkostenV) oder Streitigkeiten bei Betriebskostenabrechnungen.

Wichtige Kontrollmechanismen im Überblick:

Mieterrechte:

• Mieter können Einblick in Abrechnungen und Verbrauchsdaten verlangen.
• Bei fehlerhafter oder verspäteter Abrechnung dürfen sie bis zu 15 % der Heizkosten kürzen.

Abrechnungsprüfung durch Gerichte:

• In Streitfällen prüfen Amts- oder Mietgerichte die Einhaltung der Verordnung.
• Eine nicht normkonforme Abrechnung kann gerichtlich beanstandet werden.

Kontrolle durch Eigentümergemeinschaften:

• In WEG Hausverwaltung überwachen Eigentümer die Einhaltung über die Jahresabrechnung.
• Bei Versäumnissen drohen Abwahl oder Schadensersatzforderungen.

Interne Prüfungspflichten der Verwaltung:

• Die Hausverwaltung muss Eichfristen, Fernauslesbarkeit, Abrechnungsfristen und Datenschutz intern überwachen.
• Eine lückenlose Dokumentation schützt vor Haftungsrisiken.

Externe Prüfungen durch Messdienstleister:

• Viele Abrechnungsunternehmen bieten automatische Prüfroutinen und Systemmeldungen, die Fehler frühzeitig anzeigen.

Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen die Heizkostenverordnung?

Verstöße gegen die Heizkostenverordnung haben für Hausverwaltungen und Vermieter konkrete finanzielle und rechtliche Folgen. Am häufigsten tritt der Fall ein, dass Heiz- und Warmwasserkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet oder gesetzliche Fristen nicht eingehalten werden. In solchen Fällen haben Mieter nach § 12 HeizkostenV das Recht, die Kosten um 15 % zu kürzen – unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch.

Auch fehlende Fernauslesbarkeit, nicht dokumentierte Eichfristen oder unterlassene monatliche Verbrauchsinformationen können zur Anfechtung der Abrechnung führen. Im WEG-Bereich besteht zudem das Risiko, dass Eigentümer bei Pflichtverletzungen Haftungsansprüche oder Abberufungen der Verwaltung geltend machen. Bei wiederholten oder groben Versäumnissen können sich auch aufsichtsrechtliche Konsequenzen aus dem Mess- und Eichrecht ergeben, etwa bei Missachtung der Eichpflicht oder Datenschutzauflagen.

Besonders problematisch sind Verstöße, wenn sie systematisch oder dauerhaft auftreten – hier droht neben dem Imageschaden auch eine rechtliche Auseinandersetzung, die mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Eine sorgfältige, transparente und fristgerechte Umsetzung der Verordnung ist daher nicht nur Pflicht, sondern schützt auch vor langwierigen Konflikten.

Wie lässt sich die Heizkostenverordnung wirtschaftlich umsetzen?

Die wirtschaftliche Umsetzung der Heizkostenverordnung gelingt Hausverwaltungen dann, wenn Planung, Technik und Prozesse effizient aufeinander abgestimmt sind. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:

Frühzeitige Umstellung auf fernauslesbare Zähler

• Vermeidet kurzfristige Beschaffungskosten und Engpässe.
• Ermöglicht langfristige Kostenvorteile durch automatisierte Ablesung.

Angebotsvergleich bei Messdienstleistern

• Preise, Vertragslaufzeiten und Servicequalität unterscheiden sich deutlich.
• Kombination aus Service und Gerätebereitstellung oft günstiger als Einzellösungen.

Nutzung digitaler Plattformen

• Vereinfachen Abrechnung, Datenzugriff und Mieterkommunikation.
• Reduzieren Verwaltungsaufwand und vermeiden Fehler.

Effiziente Wartungsplanung

• Regelmäßige Wartung und rechtzeitiger Zählertausch verhindern Zusatzkosten.
• Bündelung von Serviceeinsätzen spart Personal- und Anfahrtskosten.

Umlagefähige Kosten optimieren

• Messgeräte und Ablesedienste sind grundsätzlich umlagefähig – jedoch muss die Wirtschaftlichkeit gewahrt bleiben (§ 556 BGB).
• Unverhältnismäßige Ausgaben können zu Beanstandungen durch Mieter oder Eigentümer führen.

Fördermöglichkeiten prüfen

• In manchen Regionen oder Programmen gibt es Zuschüsse für die Digitalisierung der Verbrauchserfassung
• Welche Kosten können auf Mieter umgelegt werden?

Welche Kosten können auf Mieter umgelegt werden?

Im Rahmen der Heizkostenverordnung Funkzähler dürfen Vermieter und Hausverwaltungen bestimmte Kosten auf Mieter umlegen, sofern sie vertraglich vereinbart und nachvollziehbar abgerechnet werden. Dazu zählen insbesondere die Betriebskosten für die zentrale Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage, wie etwa Brennstoffkosten, Wartung, Betriebsstrom, Emissionsmessung und Bedienung der Anlage. Auch die Kosten für die Verbrauchserfassung, also Miete und Ablesung der Heizkostenverteiler, Wasserzähler oder Wärmezähler, gelten als umlagefähig (§ 2 Nr. 4–5 BetrKV).

Hausverwaltungen sollten darauf achten, dass alle umlagefähigen Posten transparent aufgeschlüsselt und mit Belegen belegbar sind. So lassen sich Rückfragen vermeiden und rechtliche Konflikte mit Mietern von Anfang an vermeiden.