Software für WEG Hausverwaltung: Die besten Programme & Tools im Vergleich (2025)

Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für WEG-Software in Deutschland?

WEG-Software muss bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen, um Hausverwaltungen rechtssicher bei der Verwaltung von Eigentümergemeinschaften zu unterstützen. Besonders relevant sind dabei folgende Vorgaben:

Wohnungseigentumsgesetz (WEG):

• Abbildung der neuen Beschlussfassung (§ 23 WEG)
• Einhaltung der Vorgaben zur Einladung, Tagesordnung und Beschlusssammlung
• Unterstützung bei Eigentümerversammlungen und Umlaufbeschlüssen

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung):

• Pflicht zur revisionssicheren Archivierung von Belegen und Buchungsdaten
• Dokumentationspflichten für alle abrechnungsrelevanten Prozesse

Datenschutz nach DSGVO:

• Schutz personenbezogener Daten von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern
• Nachweisbare Zugriffs- und Benutzerkontrollen
• Möglichkeit zur Datenlöschung und Auskunft nach Art. 15–18 DSGVO

Digitale Kommunikation:

• Einhaltung des Nachweisgesetzes und § 126 BGB bei digitalen Beschlüssen
• Optional: Umsetzung von qualifizierten elektronischen Signaturen bei Bedarf

Landesrechtliche Ergänzungen:

• In manchen Bundesländern gelten zusätzliche Vorgaben zur Dokumentation, besonders bei öffentlich gefördertem Wohnraum oder Denkmalimmobilien

Wichtig: Neben diesen rechtlichen Anforderungen spielt auch die technische Integration eine zentrale Rolle. Heidi Systems verfügt über Schnittstellen zu allen großen Hausverwaltungstools und ermöglicht so die einfache Anbindung von Abrechnungen, Zählerdaten und digitaler Kommunikation – rechtssicher und direkt in den bestehenden Verwaltungsprozessen.

Was muss eine Software zur Einhaltung der WEG-Reform leisten?

Damit eine Software die WEG-Reform wirksam unterstützt, muss sie zentrale Änderungen des neuen Wohnungseigentumsgesetzes (seit 2020) technisch abbilden. Dazu gehört vor allem die digitale Umsetzung von Beschlüssen, z. B. durch Umlaufbeschlüsse in Textform (§ 23 Abs. 3 WEG), sowie die strukturierte Verwaltung von Beschlusssammlungen. Wichtig ist auch, dass Eigentümerversammlungen digital vorbereitet und dokumentiert werden können – inklusive Teilnehmerliste, Tagesordnung und Abstimmungsergebnissen. Eine gute WEG Hausverwaltung Software ermöglicht zudem flexible Zugriffsrechte, etwa für Beiräte oder Eigentümer, und schafft damit Transparenz und Rechtssicherheit. Nur so lässt sich die Reform praktisch und gesetzeskonform umsetzen.

Welche Unterschiede gibt es zwischen den Bundesländern?

Landesspezifische Unterschiede für die Softwareauswahl

Bei der Verwaltung von WEGs gelten bundesweit einheitliche Regelungen nach dem Wohnungseigentumsgesetz. Dennoch gibt es in einzelnen Bundesländern landesspezifische Unterschiede, die bei der Softwareauswahl beachtet werden sollten:

Förderprogramme und Digitalisierungshilfen:

• Bayern, NRW und Baden-Württemberg bieten eigene Fördermittel für digitale Verwaltung – Hausverwaltung Köln
• Bedingungen und Antragswege unterscheiden sich je nach Land

Landesbauordnungen:

• Relevanz bei technischen Verwaltungsthemen (z. B. Aufzugsprüfung, Brandschutz)
• Software sollte landesspezifische Fristen und Anforderungen abbilden können

Anforderungen bei öffentlich gefördertem Wohnraum:

• In Berlin, Hamburg oder Sachsen gelten zusätzliche Nachweispflichten
• Abrechnung und Berichte müssen je nach Land anpassbar sein

Datenschutzaufsicht:

• Unterschiedliche zuständige Landesbehörden für Datenschutz
• Softwareanbieter sollten Länderkonformität bei der Datenverarbeitung sicherstellen

Welche Funktionen sind für Hausverwaltungen heute unverzichtbar?

Moderne Hausverwaltungssoftware muss mehr leisten als nur Abrechnungen, z.B. Betriebs und Heizkostenabrechnung. Unverzichtbar sind digitale Eigentümerportale, über die Dokumente, Abrechnungen und Mitteilungen sicher bereitgestellt werden. Ebenso wichtig ist ein integriertes Buchhaltungssystem mit Soll-Ist-Abgleich, OP-Verwaltung und Jahresabrechnung. Die Software sollte automatisierte Mahnläufe, digitale Belegprüfung sowie die Verwaltung von Beschlüssen und Versammlungen unterstützen. Für reibungslose Abläufe braucht es zudem Schnittstellen zu Banken, DATEV und Dienstleistern. Eine gute Lösung bietet außerdem Benutzerrechteverwaltung, um Eigentümern, Beiräten und Verwaltern gezielt Zugriff zu geben. Entscheidend ist: Alles muss rechtssicher, effizient und revisionsfähig funktionieren.

Vorteil bei Heidi Systems: Die Software vereint all diese Funktionen in einer zentralen Plattform, schafft digitale Transparenz für Eigentümer und Verwaltung und erfüllt zugleich alle rechtlichen Vorgaben. Der Einbau ist kostenfrei, die Leistungen werden zu einem klar kalkulierbaren Preis von 150 € pro Wohneinheit und Jahr angeboten.

Welche Softwarelösungen sind am Markt etabliert?

Am deutschen Markt gibt es mehrere bewährte Softwarelösungen, die speziell auf die Anforderungen von Hausverwaltungen und WEG-Verwaltung zugeschnitten sind. Diese Programme unterscheiden sich in Preis, Funktionsumfang und Zielgruppe:

Win-CASA

• Klassische On-Premise-Lösung
• Stark in WEG- und Mietverwaltung
• Hohe Marktverbreitung bei kleinen und mittleren Verwaltern

Domus 4000 / Domus Navi

• Für mittlere bis große Hausverwaltung
• Guter Support, modular erweiterbar
• Fokus auf rechtssichere Abrechnung und Mandantenfähigkeit

Haufe PowerHaus / Haufe wowinex

• Professionelle Lösung mit umfassender Funktionstiefe
• Integration in Haufe-Ökosystem (z. B. Recht, Buchhaltung, Weiterbildung)
• Eher für größere Verwaltungen und Wohnungsunternehmen

Immoware24

• Cloudbasierte Lösung
• Intuitiv, auch für kleinere Verwalter geeignet
• Eigentümerportal und digitale Belegfreigabe inklusive

immocloud

• Fokus auf kleinere Verwalter oder Selbstverwalter
• Einfache Bedienung, cloudbasiert
• Ideal für Einstieg in digitale Prozesse

Welche Hausverwaltungssoftware ist die beste?

Die beste Hausverwaltungssoftware gibt es nicht pauschal – sie hängt stark von der Größe der Verwaltung, dem Verwaltungstyp (Miet, WEG, SEV) und dem digitalen Reifegrad ab. Für klassische WEG-Verwaltungen mit vielen Einheiten gelten Domus 4000, Haufe PowerHaus, Buena oder Win-CASA als besonders leistungsstark und rechtssicher. Wer eine Cloudlösung sucht, setzt häufig auf Immoware24 oder immocloud, da sie flexibel, wartungsarm und einfach zu bedienen sind. Wichtig ist: Die beste Hausverwaltung Software ist die, die zu den eigenen Prozessen, Mitarbeitern und rechtlichen Anforderungen passt – nicht die mit den meisten Funktionen. Ein Testzugang oder Pilotprojekt hilft bei der Entscheidung.

Heidi Systems bietet zudem Schnittstellen zu allen großen Hausverwaltungstools und ermöglicht so eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse.

Welche Alternativen gibt es zu immocloud?

Wer nach einer Alternative zu immocloud sucht, hat mehrere Optionen – je nach gewünschtem Funktionsumfang, Bedienbarkeit und technischer Infrastruktur:

Immoware24

• Cloudbasiert
• Nutzerfreundlich, mit digitaler Belegprüfung
• Geeignet für kleine bis mittlere Hausverwaltung

Buena

• Ebenfalls cloudbasiert
• Leistungsfähig, rechtssicher und modular
• Seht gut etabliert im deutschen Markt
  
  objego
• Ebenfalls cloudbasiert
• Fokus auf einfache Mietverwaltung
• Ideal für private Vermieter und kleine Einheiten

casavi (in Kombination mit ERP-Systemen)

• Kommunikationsplattform mit Schnittstellen zu z. B. Domus oder Haufe
• Stärkt Eigentümerkommunikation und Transparenz

Domus Navi / Domus 4000

• Für professionelle Verwalter mit größerem Bestand
• Leistungsfähig, rechtssicher und modular

Win-CASA

• Klassische Softwarelösung mit lokaler Installation
• Breite Funktionen für Miet und WEG
• Gut etabliert im deutschen Markt

Welche Alternativen gibt es zu Win-CASA?

Win-CASA ist seit Jahren etabliert, aber es gibt leistungsfähige Alternativen, je nach technischer Ausrichtung und Verwaltungsgröße. Wer eine moderne Cloudlösung sucht, greift oft zu Immoware24 oder immocloud – beide sind intuitiv, ortsunabhängig nutzbar und gut für kleinere bis mittlere Einheiten geeignet. Domus 4000 oder Haufe PowerHaus richten sich an professionelle Verwaltungen mit größerem Bestand und bieten umfangreiche Funktionen für WEG, Miet und SEV. Auch WISO Hausverwalter kommt infrage – vor allem für Einsteiger oder kleinere Eigentümer. Wichtig bei der Wahl ist, ob man eine lokale Installation oder cloudbasierte Lösung, einfache Bedienung oder hohe Funktionstiefe bevorzugt.

Was kostet eine Hausverwaltungssoftware?

Preismodelle für Hausverwaltungssoftwares

Die Kosten für Hausverwaltungssoftware variieren stark – abhängig von Anbieter, Funktionsumfang, Lizenzmodell und Verwaltungsgröße. Grob lassen sich drei Preismodelle unterscheiden:

Einmalkauf (lokale Installation):

• z. B. Win-CASA, WISO Hausverwalter
• einmalig ca. 300 bis 2.000 Euro, je nach Modul
• ggf. jährliche Updategebühren (ca. 100 bis 500 Euro)

Mietmodell (Cloud oder lokal):

• z. B. Domus 4000, Haufe PowerHaus
• monatlich ca. 50 bis 250 Euro pro Nutzer/Mandant
• Support und Updates meist inklusive

Cloudlösungen mit Abo:

• z. B. immocloud, Immoware24, objego
• monatlich ca. 20 bis 150 Euro, oft gestaffelt nach Einheit oder Objektzahl
• keine Anschaffungskosten, flexibel kündbar

Zusätzliche Kostenfaktoren:

• Schulungen oder Einrichtungspauschalen
• Kosten für Schnittstellen oder Zusatzmodule (z. B. Onlineportal, Buchhaltung)
• Supportleistungen oder Datenmigration bei Anbieterwechsel

Vorteil bei Heidi Systems: Der Einbau ist kostenfrei und alle Leistungen – inkl. digitalem Eigentümerportal, Buchhaltung, Schnittstellen und Support – werden zu einem klar kalkulierbaren Preis von 150 € pro Wohneinheit und Jahr angeboten. Damit entfallen versteckte Zusatzkosten und Sie haben volle Budgetkontrolle.

Wie unterscheiden sich Kauf-, Miet- und Cloud-Modelle?

Die Wahl zwischen Kauf-, Miet- und Cloud-Modellen hängt von den individuellen Anforderungen und der IT-Struktur der Hausverwaltung ab. Beim Kaufmodell wird die Software einmalig erworben und lokal installiert. Es entstehen höhere Anfangskosten, aber langfristig geringere laufende Gebühren. Updates und Support sind oft separat zu zahlen. Das Mietmodell läuft meist auf monatlicher Basis mit lokal installierter Software – flexibel in der Laufzeit, aber laufend kostenpflichtig. Das Cloud-Modell funktioniert komplett webbasiert, mit automatischen Updates, geringem Wartungsaufwand und Zugriff von überall. Es eignet sich besonders für kleinere und mobil arbeitende Teams. Wichtig ist: Nur Cloudlösungen entlasten die interne IT vollständig und bieten maximale Flexibilität und Skalierbarkeit.

Welche technischen Schnittstellen sollte die Software bieten?

Damit Hausverwaltungssoftware effizient und zukunftssicher funktioniert, sind bestimmte Schnittstellen heute unverzichtbar. Sie sorgen für reibungslose Abläufe und reduzieren manuellen Aufwand:

Wichtige Standardschnittstellen:

• Bankenschnittstelle (FinTS/SEPA): für automatischen Zahlungsimport
• DATEV-Schnittstelle: für Übergabe an Steuerberater oder externe Buchhaltung
• ZUGFeRD/XRechnung: für rechtssicheren Umgang mit digitalen Rechnungen
• E-Mail-Integration (IMAP/SMTP): für automatisierten Schriftverkehr
• Dokumenten-API: zum Import/Export von Abrechnungen, Belegen, Verträgen
• Schnittstelle zu Online-Eigentümerportalen: für Dokumentenfreigabe und Kommunikation
• Schnittstellen zu Handwerkersoftware oder ERP-Systemen: falls größere Dienstleister angebunden sind

Vorteil bei Heidi Systems: Der Einbau ist kostenfrei und alle Leistungen – inkl. digitalem Eigentümerportal, Buchhaltung, Schnittstellen und Support – werden zu einem klar kalkulierbaren Preis von 150 € pro Wohneinheit und Jahr angeboten. Damit entfallen versteckte Zusatzkosten und Sie haben volle Budgetkontrolle.

Welche Standards gelten für IT-Sicherheit und Datenschutz?

Für Hausverwaltungen gelten beim Einsatz von Software klare gesetzliche Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz. Grundlage ist die DSGVO, insbesondere Artikel 5, 25 und 32 – Heizkostenverordnung Abrechnung. Die Software muss personenbezogene Daten vertraulich, sicher und nachvollziehbar verarbeiten. Dazu gehören Zugriffskontrollen, verschlüsselte Datenübertragung (z. B. TLS/SSL) und revisionssichere Archivierung. Besonders wichtig ist die Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter. Zudem sollten regelmäßige Backups und ein Schutz vor unbefugtem Zugriff technisch gewährleistet sein. Wer Cloudlösungen nutzt, muss sicherstellen, dass die Server innerhalb der EU stehen und gängigen Sicherheitsstandards wie ISO 27001 entsprechen. Nur so ist der Schutz sensibler Eigentümer- und Objektdaten rechtssicher erfüllt.

Wie kann man Daten in der Cloud rechtskonform speichern?

Die rechtskonforme Datenspeicherung in der Cloud ist für Hausverwaltungen möglich, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt werden. Entscheidend sind Datenschutz, Datenhoheit und Nachvollziehbarkeit:

Wichtige Anforderungen für rechtssichere Cloudnutzung:

• Serverstandort in der EU, idealerweise in Deutschland
• DSGVO-konformer Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Datenübertragung
• Zugriffsprotokolle und Rollenverteilung (z. B. getrennte Rechte für Verwalter, Eigentümer, Beiräte)
• Versionierung und Backup-Lösungen für Nachvollziehbarkeit und Datenwiederherstellung
• Löschkonzepte gemäß Art. 17 DSGVO (Recht auf Vergessenwerden)

Wie schützt man sich vor Cyberangriffen und Datenverlust?

Hausverwaltungen verwalten sensible Daten – daher ist ein wirksamer Schutz vor Cyberangriffen und Datenverlust Pflicht. Die Grundlage bildet eine Hausverwaltung Software mit aktuellen Sicherheitsstandards, etwa verschlüsselter Datenübertragung (SSL/TLS), regelmäßigen Sicherheitsupdates und Zugriffssteuerung über individuelle Benutzerrechte. Zusätzlich sollte der Anbieter automatische Backups und ein Notfallkonzept bieten. Wichtig ist auch die Schulung der Mitarbeitenden, da viele Angriffe über Phishing oder unsichere Passwörter erfolgen. Wer Cloudlösungen nutzt, sollte nur mit zertifizierten Rechenzentren arbeiten, die mindestens nach ISO 27001 abgesichert sind. Nur durch eine Kombination aus Technik, Organisation und klaren Abläufen lässt sich IT-Sicherheit in der Verwaltung wirksam umsetzen.

Was müssen Verwalter beim Umgang mit sensiblen Personendaten beachten?

Beim Umgang mit personenbezogenen Daten gelten für Hausverwalter strenge Vorgaben der DSGVO. Entscheidend sind Transparenz, Zweckbindung und Datensicherheit. Folgende Punkte sind verpflichtend:

Rechtmäßige Datenerhebung:

• Nur Daten erheben, die für die Verwaltung erforderlich sind
• Betroffene über Zweck und Rechtsgrundlage informieren (Art. 13 DSGVO)

Zugriffskontrolle:

• Zugriffsrechte gezielt vergeben (z. B. keine Einsicht sensibler Daten durch Beiräte)
• Passwortschutz und Benutzerverwaltung in der Software nutzen

Datensicherheit gewährleisten:

• Daten nur auf geschützten Systemen speichern
• Verschlüsselte Kommunikation bei E-Mail oder Cloudzugriff verwenden

Aufbewahrungs- und Löschfristen beachten:

• Keine dauerhafte Speicherung ohne Zweck
• Löschkonzepte nach Art. 17 DSGVO umsetzen

AV-Vertrag mit Softwareanbieter:

• Wenn Cloud- oder IT-Dienstleister eingesetzt werden: schriftlicher Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Wie lässt sich der Verwaltungsaufwand durch Software senken?

Der Verwaltungsaufwand lässt sich mit moderner Hausverwaltungssoftware deutlich reduzieren, wenn zentrale Prozesse digital automatisiert werden. Dazu gehört vor allem die automatische Verbuchung von Zahlungseingängen, die digitale Belegprüfung und die standardisierte Erstellung von Abrechnungen. Viele Programme bieten zudem ein Online-Eigentümerportal, über das Anfragen, Dokumente und Beschlüsse schnell und ohne manuellen Versand bearbeitet werden können. Durch integrierte Vorlagen, Mahnwesen, Kalender- und Aufgabenfunktionen spart die Verwaltung Zeit und senkt die Fehlerquote. Wichtig ist: Die WEG Hausverwaltung Software sollte auf den konkreten Arbeitsalltag abgestimmt sein und sich nahtlos in bestehende Abläufe einfügen. Nur so entsteht ein echter Produktivitätsgewinn.

Welche wirtschaftlichen Vorteile bringt digitale Verwaltung?

Die digitale Verwaltung spart nicht nur Zeit, sondern bringt auch messbare wirtschaftliche Vorteile für Hausverwaltungen und Eigentümergemeinschaften:

Geringere Personalkosten:

• Automatisierte Prozesse reduzieren manuellen Aufwand
• Weniger Doppelerfassungen, schnellere Bearbeitung von Anfragen und Abrechnungen, z.B. Betriebs und Heizkostenabrechnung

Weniger Material- und Versandkosten:

• Digitale Dokumentenzustellung spart Porto, Papier und Archivflächen
• Eigentümerportale ersetzen Briefversand und reduzieren Rückfragen

Schnellere Zahlungsabwicklung:

• Automatischer Zahlungsimport (SEPA, FinTS) verbessert Liquidität
• Integriertes Mahnwesen senkt Außenstände

Höhere Skalierbarkeit:

• Mehr Einheiten verwaltbar ohne zusätzliches Personal
• Wichtiger Vorteil in Zeiten von Fachkräftemangel

Bessere Entscheidungsgrundlage:

• Daten in Echtzeit verfügbar
• Berichte, Analysen und Übersichten verbessern Planung und Steuerung

Welche Förderprogramme gibt es auf Landes- oder Bundesebene?

Für die Digitalisierung von Hausverwaltungen gibt es verschiedene Förderprogramme auf Landes- und Bundesebene, die bei der Anschaffung von Software oder IT-Infrastruktur unterstützen. Besonders relevant ist das Programm "Digital Jetzt" des Bundesministeriums für Wirtschaft, das kleine und mittlere Unternehmen fördert – darunter auch Hausverwaltungen. Einige Bundesländer, wie Bayern (Digitalbonus) oder NRW (MID-Digitalisierung), bieten eigene Programme mit Zuschüssen von bis zu 50 Prozent. Gefördert werden z. B. Cloudlösungen, IT-Sicherheit, Schulungen oder digitale Prozesse. Wichtig ist: Die Förderung muss vor Vertragsabschluss beantragt werden und erfordert meist einen Digitalisierungsplan. Wer frühzeitig prüft, spart bei der Umstellung spürbar Kosten.

Wie aufwendig ist die Umstellung von analog auf digital?

Die Umstellung auf digitale Prozesse erfordert eine einmalige Investition in Zeit und Organisation, zahlt sich aber langfristig aus. Der Aufwand hängt vor allem vom Ausgangszustand der Verwaltung, der Datenqualität und der gewählten Software ab.

Typischer Ablauf der Umstellung:

• Bestandsaufnahme: Welche Prozesse sind analog? Welche sollen digitalisiert werden?
• Softwareauswahl und Testphase: Auswahl passender Lösung, oft mit Demozugang
• Datenmigration: Übertragung von Eigentümerdaten, Abrechnungen, Verträgen (meist durch Anbieter unterstützt)
• Mitarbeiterschulung: Einführung in neue Funktionen und digitale Arbeitsabläufe
• Einrichtung von Schnittstellen: z. B. zu Banken, Steuerberater, Onlineportalen
• Startphase: Paralleler Betrieb (digital/analog) möglich, dann vollständiger Umstieg

Aufwand in der Praxis:

• Kleine Verwaltungen: ca. 1–2 Wochen Einführungszeit
• Mittlere/große Verwalter: 4–8 Wochen inkl. Schulung und Datenimport

Wie schult man Mitarbeitende effizient im Umgang mit der Software?

Eine effiziente Schulung der Mitarbeitenden ist entscheidend für den Erfolg jeder Softwareeinführung. Wichtig ist, dass das Training praxisnah, strukturiert und an den konkreten Arbeitsabläufen der Verwaltung ausgerichtet ist. Idealerweise bietet der Softwareanbieter Webinare, Video-Tutorials oder Live-Schulungen, die Schritt für Schritt durch die Funktionen führen. Zusätzlich helfen interne Leitfäden, Checklisten und Testzugänge, um das Gelernte direkt anzuwenden. Besonders wirkungsvoll ist das Prinzip "Learning by Doing" in einer realen Testumgebung. Wer einzelne Mitarbeitende als Multiplikatoren ausbildet, stärkt das Know-how im Team dauerhaft. Entscheidend ist: Schulungen dürfen kein Einmalevent sein – nur durch regelmäßige Auffrischung und gezielte Nachschulung bleibt die Nutzung langfristig effektiv.