Heizkostenabrechnung: So vermeiden Sie teure Fehler – aktueller Praxisleitfaden für 2025

Wie muss der Vermieter die Heizkosten abrechnen?

Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, die Heizkosten verbrauchsabhängig abzurechnen – das regelt die Heizkostenverordnung (HKVO). Dabei müssen folgende Grundsätze eingehalten werden:

• Verbrauchsabhängige Abrechnung: Mindestens 50 %, höchstens 70 % der Heizkosten müssen nach dem tatsächlichen Verbrauch der Mieter verteilt werden. Der Rest kann nach Wohnfläche, Kubikmeter oder Nutzfläche erfolgen.
• Pflicht zur Messausstattung: Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler oder entsprechende Funkmessgeräte müssen installiert sein, damit eine exakte Erfassung möglich ist.
• Jährliche Abrechnung: Die Heizkostenabrechnung muss jährlich erstellt und dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums übermittelt werden.

Angaben in der Abrechnung: Eine ordnungsgemäße Abrechnung enthält u. a.:

• Gesamtkosten der Heizenergie
• Umlageschlüssel
• individueller Verbrauch
• Ablesewerte und Zeitraum
• gegebenenfalls Vorauszahlungen

Besonderheit bei Funkablesung:

• Seit 2022 müssen fernablesbare Geräte monatliche Verbrauchsinformationen liefern – diese sind dem Mieter verpflichtend zur Verfügung zu stellen.

Wer bietet eine Heizkostenabrechnung an?

Eine Heizkostenabrechnung wird in der Regel von Messdienstleistern oder Hausverwaltungen erstellt. Messdienstleister wie ista, Techem oder Brunata-Metrona übernehmen dabei die Erfassung, Ablesung und Abrechnung der Verbrauchsdaten für Heizung und Warmwasser. Hausverwaltungen greifen oft auf diese externen Dienstleister zurück, können aber auch selbst abrechnen – vorausgesetzt, die technischen Voraussetzungen und rechtlichen Anforderungen sind erfüllt.

Wichtig ist, dass der Anbieter EED-konform arbeitet, über fernablesbare Zähler verfügt und die monatliche Verbrauchsinformation zuverlässig bereitstellt.

Vorteil mit Heidi Systems:
Heidi Systems erfüllt alle EED-Anforderungen, setzt vollständig auf fernablesbare Zählertechnologie und liefert die monatliche Verbrauchsinformation automatisch digital. Der große Pluspunkt: Der Einbau erfolgt kostenfrei, sodass keine Investitionskosten für Geräte oder Installation anfallen. Zudem bietet Heidi Systems ein transparentes Komplettpaket zum Fixpreis von 150 Euro pro Wohneinheit und Jahr – inklusive Einbau, Wartung, Datenübertragung und digitaler Abrechnung. Das entlastet Hausverwaltungen erheblich und sorgt für eine einfache, rechtssichere und effiziente Heizkostenabrechnung.

Wie werden die Heizkosten auf den Mieter umgelegt?

Die Umlage der Heizkosten auf die Mieter erfolgt gemäß § 6 Heizkostenverordnung (HKVO) und basiert auf einem zweiteiligen Verteilungsschlüssel:

Grundkostenanteil (30–50 %):

• Verteilung nach Wohnfläche, beheizter Fläche oder Rauminhalt.
• Deckt feste Kosten ab (z. B. Grundpreis, Wartung, Abrechnungskosten).

Verbrauchskostenanteil (50–70 %):

• Verteilung nach dem tatsächlichen Verbrauch laut Messgerät (z. B. Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler).
• Spiegelt das individuelle Heizverhalten der Mieter wider.

Abfolge der Umlage:

• Gesamtkosten (inkl. Brennstoff, Betrieb, Wartung, Abrechnung) erfassen.
• Ablesewerte je Mieteinheit ermitteln.
• Verteilung nach festgelegtem Schlüssel (z. B. 30/70 oder 50/50) vornehmen.
• Vorauszahlungen der Mieter anrechnen.
• Differenz als Nachzahlung oder Gutschrift ausweisen.

Wie rechnet man die Heizkostenabrechnung aus?

Die Heizkostenabrechnung basiert auf der Summe aller tatsächlich entstandenen Heiz- und Warmwasserkosten im Abrechnungszeitraum. Zunächst werden die Gesamtkosten ermittelt – dazu zählen Brennstoffkosten, Wartung, Ablesung, Betriebsstrom und ggf. Mietkosten für Messgeräte. Anschließend erfolgt die Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten, z. B. im Verhältnis 30 % zu 70 %, wie gesetzlich vorgegeben. Die verbrauchsabhängigen Kosten werden mithilfe der erfassten Zählerstände oder Funkablesungen auf die Nutzer verteilt. Danach werden die geleisteten Vorauszahlungen der Mieter gegengerechnet, um Nachzahlungen oder Guthaben zu berechnen. Entscheidend für die Richtigkeit sind korrekte Messwerte, ein klarer Verteilungsschlüssel und transparente Kostenaufstellung.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die Heizkostenabrechnung in Deutschland?

Die Heizkostenabrechnung in Deutschland wird durch mehrere zentrale gesetzliche Regelungen bestimmt, die Hausverwaltungen zwingend beachten müssen:

Heizkostenverordnung (HKVO):

• Regelt die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung.
• Gibt den Verteilungsschlüssel (50–70 % Verbrauch / 30–50 % Grundkosten) vor.
• Schreibt den Einsatz von Messgeräten und monatliche Verbrauchsinformationen bei Funkablesung vor.

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB):

• § 556 BGB verpflichtet zur jährlichen Abrechnung der Betriebskosten, einschließlich Heizung.
• Legt die Zwölfmonatsfrist zur Abrechnung und die Verjährungsregelung fest.

Energieeffizienz-Richtlinie (EED):

• Europäische Vorgabe, die in nationales Recht überführt wurde.
• Verlangt unter anderem die Fernablesbarkeit neu installierter Zähler seit 2022.
• Ab 2027 müssen alle Zähler fernablesbar sein.

Mess- und Eichgesetz (MessEG):

• Regelt die Zulassung und Eichung von Messgeräten.
• Nur konformitätsbewertete Geräte dürfen verwendet werden.

Welche Pflichten haben Hausverwaltungen laut Heizkostenverordnung?

Seid 2022 müssen neue Zähler fernablesbar sein

Hausverwaltungen sind laut Heizkostenverordnung (HKVO) verpflichtet, die Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Dazu müssen sie geeignete Messgeräte installieren, die den individuellen Verbrauch der Nutzer erfassen. Seit 2022 gilt außerdem die Pflicht Funkzähler einzubauen, die fernablesbar sind, sofern neue Zähler eingebaut oder bestehende ersetzt werden. Zusätzlich muss die Hausverwaltung bei Funkzählern monatliche Verbrauchsinformationen zur Verfügung stellen. Auch die Einhaltung der Abrechnungsfristen (12 Monate nach Abrechnungsende) und die korrekte Anwendung des Verteilungsschlüssels (50–70 % Verbrauchskosten) sind gesetzlich vorgeschrieben. Ein Verstoß gegen diese Pflichten kann zur Kürzung der Umlagefähigkeit durch den Mieter führen.

Welche Fristen sind bei der Erstellung und Zustellung der Heizkostenabrechnung zu beachten?

Bei der Heizkostenabrechnung gelten für Hausverwaltungen gesetzlich klar definierte Fristen, die unbedingt einzuhalten sind:

Abrechnungszeitraum:

• Beträgt in der Regel 12 Monate (z. B. 01.01.–31.12.).
• Muss im Mietvertrag oder in der Teilungserklärung festgelegt sein.

Zustellfrist:

• Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugehen (laut § 556 Abs. 3 BGB).
• Beispiel: Abrechnungszeitraum endet am 31.12.2024 → Zustellung bis spätestens 31.12.2025.

Folgen bei Fristversäumnis:

• Der Nachzahlungsanspruch verfällt, wenn die Abrechnung verspätet ist (außer der Verwalter trägt keine Schuld).
• Gutschriften zugunsten der Mieter sind weiterhin auszuzahlen.

Wie unterscheiden sich die landesspezifischen Regelungen innerhalb Deutschlands?

Grundsätzlich gilt die Heizkostenverordnung (HKVO) bundesweit einheitlich und ist in allen Bundesländern verbindlich. Unterschiede ergeben sich jedoch bei landesrechtlichen Vorschriften, etwa im Mietrecht, Baurecht oder bei Förderprogrammen. So variieren zum Beispiel Pflichten zur energetischen Sanierung, Förderungen für fernablesbare Zähler oder landesspezifische Ausführungsbestimmungen im Gebäudemanagement. Auch Fristen und Auflagen im Rahmen der Digitalisierung (z. B. bei Smart-Meter-Rollouts) können sich je nach Bundesland leicht unterscheiden. Für die Hausverwaltung ist es daher wichtig, neben der HKVO auch die landesspezifischen Regelungen im Detail zu prüfen, insbesondere bei Neubauten, Modernisierungen oder dem Einsatz digitaler Messtechnik.

Welche Funkzähler sind für die Heizkostenabrechnung zulässig?

Für die Heizkostenabrechnung sind ausschließlich geeichte und konformitätsbewertete Funkzähler nach dem Mess- und Eichgesetz (MessEG) zulässig. Diese müssen die gesetzlichen Anforderungen der Heizkostenverordnung Funkzähler und der Energieeffizienz-Richtlinie (EED) erfüllen.

Zulässige Zählertypen mit Funkfunktion:

• Wärmemengenzähler: Zur exakten Erfassung der verbrauchten Heizenergie (z. B. bei Fußbodenheizung oder zentraler Wärmeverteilung).
• Heizkostenverteiler (HKV): Für Heizkörper, meist nach dem Verdunstungs- oder elektronischen Prinzip mit Funkmodul.
• Warm- und Kaltwasserzähler: Müssen mit integrierter oder nachrüstbarer Funkübertragung ausgestattet sein.
• Strom- und Gaszähler (bei Vollausstattung): Wenn in die Abrechnung integriert, ebenfalls nur als fernablesbare Varianten mit gültiger Zulassung.

Technische Anforderungen:

• Fernablesbarkeit (nach EED verpflichtend bei Neuinstallationen seit 2022)
• Interoperabilität und Kompatibilität mit gängigen Abrechnungssystemen
• Datensicherheit und Verschlüsselung bei der Funkübertragung

Welche technischen Anforderungen gelten für Funkzähler bei Strom, Wasser, Gas und Wärme?

Technische Anforderungen für Funkzähler

Funkzähler müssen in Deutschland den Vorgaben des Mess- und Eichgesetzes (MessEG) sowie der Mess- und Eichverordnung (MessEV) entsprechen. Das bedeutet, sie müssen geeicht, konformitätsbewertet und mit einem gültigen CE- oder MID-Zeichen versehen sein. Nur solche Zähler dürfen für die verbrauchsabhängige Abrechnung eingesetzt werden. Darüber hinaus schreibt die Energieeffizienz-Richtlinie (EED) seit 2022 vor, dass neu installierte Zähler über eine Fernablesefunktion verfügen müssen. Ab dem Jahr 2027 ist dies sogar für sämtliche Geräte verpflichtend – unabhängig davon, wann sie eingebaut wurden.

Technisch müssen Funkzähler so ausgestattet sein, dass sie monatliche Verbrauchsdaten sicher und verschlüsselt übertragen können. Häufig wird dafür der OMS-Standard (Open Metering System) verwendet, der eine hohe Datensicherheit gewährleistet und eine einheitliche Kommunikation ermöglicht. Außerdem müssen die Geräte interoperabel sein, also mit verschiedenen Systemen und Abrechnungsplattformen zusammenarbeiten können. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit der fernauslesbaren Erfassung, ohne dass die Wohnung betreten werden muss – das spart Aufwand, Zeit und erhöht die Akzeptanz bei den Mietern.

Für die Hausverwaltung bedeutet das: Nur technisch einwandfreie, zertifizierte und EED-konforme Funkzähler sichern eine rechtskonforme Heiz- und Nebenkostenabrechnung – und legen die Grundlage für eine effiziente, digitale Verwaltung.

Welche Rolle spielt die Fernablesung laut aktueller Gesetzeslage?

Die Fernablesung spielt eine zentrale Rolle in der aktuellen Gesetzeslage, insbesondere durch die Umsetzung der EU-Energieeffizienz-Richtlinie (EED). Sie ist nicht nur technischer Fortschritt, sondern gesetzliche Pflicht mit direkten Auswirkungen auf Hausverwaltungen.

Rechtliche Vorgaben:

• Seit 25.10.2020: Neu installierte Zähler und Heizkostenverteiler müssen fernablesbar sein.
• Ab 01.01.2027: Alle im Einsatz befindlichen Zähler müssen nachträglich fernablesbar sein.
• Monatliche Verbrauchsinformation: Bei Fernablesung müssen Mieter monatlich über ihren Verbrauch informiert werden (§ 6a HKVO).

Vorteile für Hausverwaltungen:

• Kein Wohnungszutritt mehr für Ablesungen
• Reduzierter Verwaltungsaufwand
• Schnellere und transparentere Abrechnung
• Höhere Akzeptanz durch Mieter

Was bedeutet „interoperabel“ im Kontext von Messsystemen und warum ist das wichtig?

„Interoperabel“ bedeutet im Zusammenhang mit Messsystemen, dass verschiedene Geräte und Systeme unterschiedlicher Hersteller miteinander kommunizieren und nahtlos zusammenarbeiten können. Für Hausverwaltungen ist das besonders wichtig, weil es langfristige Flexibilität bei der Auswahl von Messdienstleistern und Abrechnungssystemen ermöglicht. Interoperable Zähler arbeiten meist nach dem OMS-Standard (Open Metering System), der einen einheitlichen und sicheren Datenaustausch gewährleistet.

Durch die Interoperabilität wird vermieden, dass Liegenschaften technisch an einen einzigen Anbieter gebunden sind. Das schützt vor Monopolstrukturen, senkt potenziell die Kosten und vereinfacht den Wechsel oder die Erweiterung von Systemen. Für eine moderne, zukunftssichere und rechtssichere Verwaltung ist Interoperabilität heute ein entscheidendes Auswahlkriterium bei der Messausstattung.

Wie wirkt sich die EED-Richtlinie auf die Heizkostenabrechnung aus?

Die EU-Energieeffizienz-Richtlinie (EED) hat die Anforderungen an die Heizkostenabrechnung in Deutschland spürbar verschärft und modernisiert. Für Hausverwaltungen ergeben sich daraus konkrete Pflichten und Anpassungsbedarfe:

Wesentliche Auswirkungen:

Fernablesbare Zähler verpflichtend:

• Seit Oktober 2020: Neue Zähler nur noch mit Fernablesung zulässig.
• Ab 01.01.2027: Alle installierten Zähler müssen fernablesbar sein.

Monatliche Verbrauchsinformation (§ 6a HKVO):

• Nutzer müssen monatlich über ihren Energieverbrauch informiert werden – automatisch und verständlich.
• Gilt nur bei vorhandener Fernablesetechnik, wird aber ab 2027 Standard.

Mehr Transparenz für Mieter:

• Durch regelmäßige Informationen können Nutzer ihr Heizverhalten anpassen, was langfristig den Verbrauch senkt.

Technischer und organisatorischer Umrüstbedarf:

• Die Hausverwaltung muss veraltete Zähler ersetzen, Schnittstellen schaffen und ggf. Dienstleister neu auswählen.

Welche Anforderungen gelten für die monatliche Verbrauchsinformation?

Die monatliche Verbrauchsinformation ist seit der Umsetzung der Energieeffizienz-Richtlinie (EED) für alle fernablesbaren Zähler gesetzlich verpflichtend. Hausverwaltungen müssen ihren Mietern einmal pro Monat eine Übersicht über den individuellen Wärme- und Warmwasserverbrauch zur Verfügung stellen – und zwar kostenfrei und in verständlicher Form.

Diese Informationen müssen mindestens folgende Angaben enthalten: den aktuellen Verbrauch, den Vergleich zum Vormonat, sowie – wenn möglich – den Vergleich zum Vorjahresmonat. Zusätzlich sollten auch Energiepreise und emittierte CO₂-Werte angegeben werden, sofern verfügbar. Die Daten dürfen nur digital oder schriftlich übermittelt werden, aber nicht mehr ausschließlich mit der Jahresabrechnung.

Für die Hausverwaltung bedeutet das: Nur mit EED-konformen, fernablesbaren Messgeräten und einer passenden IT-Infrastruktur lässt sich diese Pflicht effizient und rechtssicher umsetzen.

Wie lässt sich eine rechtssichere Dokumentation der Ablesewerte gewährleisten?

Eine rechtssichere Dokumentation der Ablesewerte ist für Hausverwaltungen unerlässlich, um Abrechnungsfehler, Streitigkeiten und Haftungsrisiken zu vermeiden. Sie muss nachvollziehbar, vollständig und manipulationssicher erfolgen.

Wichtige Maßnahmen zur Sicherstellung:

Einsatz geeichter und fernablesbarer Zähler:

• Nur Messgeräte mit gültiger Eichung und Konformitätsbewertung (nach MessEG) verwenden.
• Funkzähler ermöglichen eine automatisierte, lückenlose Erfassung ohne Zutritt zur Wohnung.

Digitale Erfassung mit Zeitstempel:

• Nutzung von Abrechnungssystemen, die jeden Ablesewert elektronisch protokollieren, inkl. Datum und Uhrzeit.
• Reduziert manuelle Fehlerquellen.

Zentral gespeicherte Verbrauchsdaten:

• Daten sollten in geschützten Systemen archiviert werden (z. B. Cloudlösungen mit DSGVO-konformem Hosting).

Zugriffs- und Änderungsprotokolle:

• Jeder Datenzugriff oder jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert sein – das stärkt die Beweiskraft im Streitfall.

Regelmäßige Datensicherung und -prüfung:

• Technische Systeme regelmäßig warten und Stichprobenkontrollen durchführen.

Welche Konsequenzen drohen bei formellen oder inhaltlichen Fehlern in der Abrechnung?

Formelle oder inhaltliche Fehler in der Heizkostenabrechnung können für Hausverwaltungen rechtlich und finanziell gravierende Folgen haben. Wird die Abrechnung nicht fristgerecht (innerhalb von 12 Monaten) zugestellt, verliert der Vermieter in der Regel den Anspruch auf Nachzahlungen – es sei denn, ihn trifft kein Verschulden. Bei inhaltlichen Fehlern, etwa falschem Umlageschlüssel, fehlenden Verbrauchsdaten oder nicht zugelassenen Zählern, kann der Mieter die Abrechnung anzweifeln oder kürzen, in der Regel um 15 % der Kosten gemäß § 12 HKVO.

Auch bei Verstößen gegen gesetzliche Pflichten wie die monatliche Verbrauchsinformation oder die EED-konforme Erfassung drohen Beanstandungen und Rückforderungen. Im schlimmsten Fall kann ein Fehler zur kompletten Unwirksamkeit der Abrechnung führen. Deshalb ist eine sorgfältige, transparente und fristgerechte Abrechnung nicht nur Pflicht, sondern schützt auch vor unnötigen Rechtsstreitigkeiten und Imageverlust.

Wie können Hausverwaltungen wirtschaftlich von digitalen Heizkostenabrechnungen profitieren?

Wirtschaftliche Vorteile für digitale Heizkostenabrechnungen

Digitale Heizkostenabrechnungen bieten Hausverwaltungen nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch spürbare wirtschaftliche Vorteile durch effizientere Prozesse, geringere Fehleranfälligkeit und bessere Planbarkeit.

Wirtschaftliche Vorteile im Überblick:

• Reduzierter Personalaufwand: Automatisierte Ablesung und digitale Datenverarbeitung sparen Zeit bei Erfassung, Prüfung und Abrechnung.
• Keine Vor-Ort-Termine nötig: Fernablesung ersetzt manuelle Ablesungen und reduziert die Abstimmung mit Mietern.
• Schnellere Abrechnungsprozesse: Digitale Systeme ermöglichen die Erstellung von Abrechnungen in wenigen Tagen statt Wochen.
• Weniger Reklamationen: Genaue, transparente Verbrauchsdaten verringern Rückfragen und Nachbesserungen.
• Skalierbarkeit bei Neubau und Bestand: Einmal eingeführt, lassen sich Systeme problemlos auf weitere Objekte übertragen.
• Bessere Kalkulationsgrundlage: Monatliche Verbrauchsdaten helfen bei Budgetierung und Betriebskostenplanung.

Welche Kosten entstehen durch die Umrüstung auf fernauslesbare Zähler?

Die Umrüstung auf fernauslesbare Zähler verursacht einmalige Investitionskosten, die je nach Gebäudegröße, Zählertyp und technischer Ausgangslage variieren. In der Regel liegen die Kosten für digitale Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler bei etwa 30 bis 100 Euro pro Gerät, zuzüglich Einbau, Inbetriebnahme und Systemanbindung. Auch Gateway-Technik oder Datenschnittstellen können Zusatzkosten verursachen, insbesondere bei älteren Gebäuden mit Nachrüstbedarf.

Hinzu kommen laufende Service- und Abrechnungsgebühren, die jedoch durch den Wegfall manueller Ablesung und optimierte Prozesse oft kompensiert werden. Wichtig:

Die Kosten dürfen gemäß § 7 Abs. 2 HKVO als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Langfristig rechnet sich die Investition durch Effizienzgewinne, weniger Fehler und eine rechtskonforme Abrechnung.

Vorteil mit Heidi Systems:
Bei Heidi Systems entfallen die typischen Investitionskosten vollständig – der Einbau der fernauslesbaren Zähler ist kostenfrei. Alle Leistungen wie Gerätebereitstellung, Installation, Gateway-Technik, Datenübertragung, Wartung und digitale Abrechnung sind bereits im Fixpreis von 150 Euro pro Wohneinheit und Jahr enthalten. Dadurch entstehen keine Zusatzkosten für Einbau oder Systemtechnik, was insbesondere bei größeren oder älteren Objekten einen erheblichen Kostenvorteil bietet. Die Umlagefähigkeit bleibt erhalten, die Planungssicherheit steigt – ohne finanzielle Hürden bei der Umsetzung.

Wie ist der Datenschutz bei Funkzählern rechtlich geregelt?

Der Datenschutz bei Funkzählern ist durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Messstellenbetriebsgesetz (MsbG) klar geregelt. Hausverwaltungen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Verbrauchsdaten geschützt, nur zweckgebunden verarbeitet und nicht unbefugt weitergegeben werden.

Zentrale Datenschutzanforderungen:

• Datensparsamkeit: Es dürfen nur Daten erhoben werden, die zur Abrechnung notwendig sind.
• Verschlüsselung der Datenübertragung: Verbrauchsdaten müssen bei der Funkübertragung sicher und verschlüsselt (z. B. nach OMS-Standard) übertragen werden.
• Transparenzpflicht: Mieter müssen darüber informiert werden, welche Daten erhoben, wo sie gespeichert und wie lange sie aufbewahrt werden.
• Zugriffs- und Rechtekonzept: Nur berechtigte Personen dürfen auf Verbrauchsdaten zugreifen; idealerweise mit dokumentiertem Rechtemanagement.
• Auftragsverarbeitung bei Dienstleistern: Verträge mit Submetering-Anbietern müssen DSGVO-konform ausgestaltet sein, inklusive technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs).

Welche Pflichten bestehen hinsichtlich IT-Sicherheit und DSGVO?

Hausverwaltungen sind laut DSGVO und IT-Sicherheitsvorgaben verpflichtet, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit aller personenbezogenen Verbrauchsdaten zu gewährleisten. Das betrifft vor allem Daten, die über fernauslesbare Zähler erfasst und digital verarbeitet werden. Es müssen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) getroffen werden, wie z. B. verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Sicherheitsaudits und die sichere Speicherung der Daten auf geschützten Servern.

Zusätzlich gilt: Bei der Zusammenarbeit mit Submetering-Dienstleistern oder IT-Anbietern müssen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden. Hausverwaltungen tragen dabei die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzregeln, auch wenn externe Partner eingebunden sind. Ein nachvollziehbares Berechtigungskonzept, Protokollierung von Zugriffen sowie transparente Informationspflichten gegenüber Mietern runden die rechtssichere Umsetzung ab.