Hausverwaltung gründen: Leitfaden 2025 – so starten Sie erfolgreich und vermeiden typische Gründungsfehler

Was benötige ich, um eine Hausverwaltung zu gründen?

Um eine Hausverwaltung in Deutschland zu gründen, benötigen Sie folgende Grundlagen:

Gewerbeanmeldung:

• Anmeldung beim zuständigen Gewerbeamt (Haus- und Grundstücksverwaltung ist gewerbeanzeigepflichtig).

Erlaubnis nach § 34c GewO:

• Erforderlich für die Verwaltung von Wohnungseigentum (WEG) und Mietobjekten.
• Beantragung bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK).

Zuverlässigkeitsnachweise:

• Führungszeugnis
• Auszug aus dem Gewerbezentralregister
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen vom Finanzamt und ggf. Sozialversicherungsträgern

Berufshaftpflichtversicherung:

• Deckt Vermögensschäden ab und ist für viele Auftraggeber Voraussetzung.

Grundkenntnisse & Weiterbildung:

• Keine gesetzliche Pflicht zur Ausbildung, aber Kenntnisse im Miet-, WEG- und Vertragsrecht sind unerlässlich.
• Empfohlen: Fachkurse, z. B. über IHK oder Hausverwalterverbände.

Technische und organisatorische Grundausstattung:

• Verwaltungssoftware, sicheres E-Mail-System, Buchhaltungsstruktur

Tipp: Ein klarer Businessplan mit Angebotsschwerpunkt (z. B. WEG vs. Mietverwaltung) erleichtert den Einstieg und die Kundenakquise.

Welche Unterlagen brauche ich für die Hausverwaltung?

Für die Gründung einer Hausverwaltung benötigen Sie verschiedene Unterlagen, die sowohl für die Anmeldung als auch für gesetzliche Genehmigungen notwendig sind. Dazu gehört in erster Linie der Personalausweis zur Legitimation beim Gewerbeamt. Zusätzlich wird für die Erlaubnis nach § 34c GewO ein Führungszeugnis, ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister sowie Unbedenklichkeitsbescheinigungen vom Finanzamt und ggf. von der Sozialversicherung verlangt. Wenn Sie als juristische Person gründen, kommen außerdem ein Handelsregisterauszug und der Gesellschaftsvertrag hinzu. Alle Dokumente sollten aktuell und vollständig vorliegen, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Welche Anforderungen gibt es, um eine Hausverwaltung zu gründen?

Gesetzliche und fachliche Anforderungen um eine Hausverwaltung zu gründen

Wer eine Hausverwaltung gründen will, muss folgende gesetzliche und fachliche Anforderungen erfüllen:

Gewerbeerlaubnis (§ 34c GewO):

• Zuständig: IHK oder Gewerbeamt
• Nachweis über Zuverlässigkeit ist Pflicht

Persönliche Zuverlässigkeit:

• Führungszeugnis
• Gewerbezentralregisterauszug
• Finanzielle Unbedenklichkeit (z. B. vom Finanzamt)

Fachliche Kompetenz:

• Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen
• Kenntnisse in Mietrecht, WEG-Recht, Buchhaltung, Instandhaltung
• Fachkurse oder IHK-Zertifikate sinnvoll

Organisatorische Voraussetzungen:

• Bürostruktur, IT-Systeme, Softwarelösungen
• Buchhaltungs- und Kommunikationsprozesse

Berufshaftpflichtversicherung:

• Schutz vor Vermögensschäden, häufig von Auftraggebern verlangt

Tipp: Auch wenn keine formale Ausbildung nötig ist, entscheidet die fachliche Qualität über Ihren langfristigen Erfolg.

Welche Daten braucht die Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung benötigt strukturierte und vollständige Daten, um ihre Aufgaben rechtssicher und effizient zu erfüllen. Dazu zählen in erster Linie Eigentümerdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Mieterdaten inklusive Mietverträgen, Nebenkostenvereinbarungen und Zahlungsverhalten. Ebenso wichtig sind Objektdaten, also Angaben zu Wohnungen, Gebäudestruktur, Baujahr, Wohnfläche und technischen Anlagen. Für die Abrechnung und Verwaltung sind zudem Bankverbindungen, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Rechnungen von Dienstleistern unerlässlich. Besonders sensibel sind personenbezogene Daten, die nach DSGVO streng zu schützen sind. Eine sichere und nachvollziehbare Datenstruktur ist daher Pflicht.

Welche rechtlichen Voraussetzungen muss ich zur Gründung einer Hausverwaltung erfüllen?

Für die Gründung einer Hausverwaltung gelten in Deutschland folgende rechtliche Voraussetzungen:

Erlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung (GewO):

• Zuständig: Gewerbeamt oder IHK
• Gilt für Miet- und WEG-Verwaltung

Persönliche Zuverlässigkeit:

• Vorlage eines Führungszeugnisses
• Auszug aus dem Gewerbezentralregister
• Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt

Gewerbeanmeldung:

• Anmeldung beim örtlichen Gewerbeamt

Berufshaftpflichtversicherung (empfohlen):

• Deckt Vermögensschäden ab
• Häufig Voraussetzung bei professionellen Eigentümergemeinschaften

Datenschutzkonformität:

• Umgang mit personenbezogenen Daten muss DSGVO-konform erfolgen

Hinweis: Auch ohne gesetzlich vorgeschriebene Ausbildung ist fundiertes Fachwissen in WEG-, Miet- und Vertragsrecht notwendig, um rechtssicher zu handeln.

Welche Genehmigungen und Nachweise sind in meinem Bundesland erforderlich?

Für die Gründung einer Hausverwaltung ist in allen Bundesländern die Erlaubnis nach § 34c GewO erforderlich. Diese wird von der zuständigen IHK oder dem Gewerbeamt erteilt. Unabhängig vom Bundesland müssen Sie dabei einwandfreie Zuverlässigkeit nachweisen. Dazu gehören ein aktuelles Führungszeugnis, ein Gewerbezentralregisterauszug, sowie Unbedenklichkeitsbescheinigungen vom Finanzamt und – je nach Fall – von der Sozialversicherung. Manche Länder verlangen zusätzlich den Nachweis über geordnete Vermögensverhältnisse. Wichtig ist, dass alle Nachweise vollständig und nicht älter als drei Monate sind.

Welche Rechtsform ist für meine Hausverwaltung sinnvoll?

Die Wahl der Rechtsform hängt von Ihrem Kapital, Risiko und Wachstumsplänen ab. Diese Optionen sind besonders relevant:

Einzelunternehmen:

• Einfach und kostengünstig zu gründen
• Volle Haftung mit Privatvermögen
• Geeignet für kleine Hausverwaltungen oder Einzelverwalter

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH):

• Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen
• Mindestkapital: 25.000 €, davon 12.500 € bei Gründung einzahlbar
• Höheres Vertrauen bei Auftraggebern

Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt):

• Variante der GmbH, geringes Startkapital (ab 1 €)
• Eignet sich für den Einstieg mit späterer Umwandlung in eine GmbH

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR):

• Einfach und ohne Startkapital
• Gesamtschuldnerische Haftung aller Gesellschafter
• Nur für sehr kleine Teams geeignet

Tipp: Für eine professionelle Hausverwaltung mit Fremdgeldverantwortung ist eine GmbH oder UG meist die rechtlich und wirtschaftlich sicherste Wahl.

Welche fachlichen Qualifikationen und Weiterbildungen sind notwendig oder empfohlen?

Für die Tätigkeit als Hausverwalter gibt es keine gesetzliche Ausbildungspflicht, doch fundierte fachliche Qualifikationen sind entscheidend für den langfristigen Erfolg. Unverzichtbar sind Kenntnisse im Mietrecht, WEG-Recht, Vertragswesen, Buchhaltung und der technischen Gebäudeverwaltung. Besonders empfehlenswert sind IHK-Zertifikatslehrgänge wie „Zertifizierter Immobilienverwalter“ oder Weiterbildungen bei anerkannten Fachverbänden wie dem VDIV oder DDIV. Laut § 34c GewO besteht zudem eine jährliche Weiterbildungspflicht von 20 Stunden für Verwalter – sie ist gesetzlich vorgeschrieben und sollte lückenlos dokumentiert werden.

Welche Pflichten habe ich als Hausverwalter gegenüber Eigentümern und Mietern?

Als Hausverwalter tragen Sie eine zentrale Verantwortung gegenüber Eigentümern und – je nach Vertrag – auch gegenüber Mietern. Zu den wichtigsten Pflichten gehören:

Gegenüber Eigentümern (insbesondere bei WEG-Verwaltung):

• Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung erstellen
• Eigentümerversammlungen einberufen und protokollieren
• Umsetzung von Beschlüssen der Gemeinschaft
• Vertragsmanagement (Versicherungen, Dienstleister)
• Instandhaltungsmaßnahmen planen und überwachen

Gegenüber Mietern (bei Mietverwaltung):

• Abschluss und Betreuung von Mietverträgen
• Mietinkasso und Mahnwesen
• Erstellung der Betriebskostenabrechnung
• Mängelmanagement und Organisation von Reparaturen

Grundsätzlich gilt: Sie handeln im Fremdinteresse und müssen stets sorgfältig, neutral und wirtschaftlich handeln. Ein Verstoß kann zu Haftungsrisiken führen.

Wie gestalte ich die ordnungsgemäße WEG- und Mietverwaltung?

Eine ordnungsgemäße Verwaltung setzt klare Abläufe, rechtssichere Dokumentation und Transparenz voraus. Bei der WEG Hausverwaltung ist die Einhaltung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) entscheidend – inklusive Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Beschlussumsetzung und regelmäßiger Eigentümerversammlungen. Bei der Mietverwaltung liegt der Fokus auf Mietverträgen, Nebenkostenabrechnungen, Mietinkasso und der technischen Objektbetreuung. In beiden Fällen sind eine strukturierte Kommunikation, der Einsatz von Verwaltungssoftware und das rechtzeitige Reagieren auf Anliegen der Schlüssel zu einer professionellen Verwaltung. Ein gut organisierter Verwalter arbeitet vorausschauend und ist für Eigentümer und Mieter ein verlässlicher Ansprechpartner.

Wie organisiere ich die kaufmännische und technische Verwaltung effizient?

Eine effiziente Verwaltung gelingt durch klare Strukturen, digitale Hilfsmittel und klare Zuständigkeiten. Die wichtigsten Punkte:

Kaufmännische Verwaltung:

• Mietbuchhaltung und Mietinkasso digital abbilden
• Betriebskostenabrechnungen automatisieren
• Vertragsmanagement zentral pflegen (Mietverträge, Dienstleister)
• Betriebskostenabrechnung Frist muss eingehalten werden
• Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen fristgerecht erstellen
• Controlling: Einnahmen, Ausgaben und Rücklagen regelmäßig prüfen

Technische Verwaltung:

• Wartungspläne und Fristen digital verwalten
• Instandhaltungsmaßnahmen frühzeitig planen
• Schadensmeldungen effizient über Tools oder Apps erfassen
• Zusammenarbeit mit zuverlässigen Handwerkern und Dienstleistern

Tipp: Setzen Sie auf eine moderne Verwaltungssoftware, vermeiden Sie manuelle Prozesse und nutzen Sie Cloudlösungen zur Zusammenarbeit mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern.

Wie kalkuliere ich Honorare und erstelle wirtschaftlich tragfähige Angebote?

Die Honorarkalkulation in der Hausverwaltung sollte sich an Leistungsumfang, Objektgröße, Region und dem Verwaltungsaufwand orientieren. Üblich ist eine monatliche Pauschale pro Einheit (z. B. 20–30 € bei WEG-Verwaltung), ergänzt um Sondervergütungen für Zusatzleistungen. Für wirtschaftlich tragfähige Angebote müssen Sie alle Fixkosten (Personal, Software, Versicherung), variablen Kosten und einen realistischen Stundensatz berücksichtigen. Kosten Hausverwaltung: Wichtig ist, dass das Angebot klar strukturiert, transparent und nachvollziehbar ist – idealerweise mit Modulpreisen, die je nach Wunsch des Auftraggebers ergänzt werden können. So schaffen Sie Vertrauen und sichern Ihre Rentabilität.

Welche Anforderungen gelten für den Einsatz von Funkzählern für Strom, Wasser, Gas und Wärme?

Der Einsatz von Funkzählern unterliegt in Deutschland klaren technischen und rechtlichen Vorgaben. Die wichtigsten Anforderungen:

Gesetzliche Grundlagen:

• Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung laut Heizkostenverordnung (HKVO)
• EU-Energieeffizienzrichtlinie schreibt fernablesbare Zähler vor (Neugeräte seit 2022, Bestandsgeräte bis 2026)

Technische Anforderungen:

• Funkzähler müssen fernablesbar und MID-zertifiziert sein
• Einhaltung der Mess- und Eichverordnung (MessEV)
• Kompatibilität mit gängigen Abrechnungssystemen

Datenschutz und Sicherheit:

• DSGVO-konforme Datenübertragung (verschlüsselt, Zugriffskontrollen)
• Trennung zwischen verbrauchsbezogenen Daten und personenbezogenen Daten
• Regelmäßige Wartung und Sicherheitsaudits

Tipp: Arbeiten Sie mit zertifizierten Messdienstleistern, um die Einhaltung aller Anforderungen sicherzustellen und Haftungsrisiken zu minimieren.

Wie erfülle ich die datenschutzrechtlichen Anforderungen (DSGVO, TTDSG) beim Einsatz digitaler Messsysteme?

Beim Einsatz digitaler Messsysteme müssen Hausverwaltungen besonders auf Datenschutz und IT-Sicherheit achten. Laut DSGVO dürfen nur zwingend erforderliche Daten verarbeitet werden – also Verbrauchsdaten ohne direkte Zuordnung zu Personen. Für personenbezogene Daten, z. B. über Nutzerverhalten, ist eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich. Die TTDSG regelt zusätzlich den Zugriff auf Endgeräte, z. B. bei Funkmodulen, was ebenfalls eine Zustimmung erfordert. Wichtig ist eine verschlüsselte Datenübertragung, klare Zugriffsrechte, sowie ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten. Auch Auftragsverarbeiter (z. B. Messdienstleister) müssen DSGVO-konform eingebunden sein. Nur wer diese Standards beachtet, schützt sich vor Abmahnungen und Bußgeldern.

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Mit Heidi Systems profitieren Sie nicht nur vom kostenfreien Einbau der Funkzähler, sondern erhalten für nur 150 € pro Wohneinheit und Jahr ein Rundum-Sorglos-Paket – inklusive Montage, Wartung, Datenübertragung, Support und automatisierter Abrechnung. Die Datenübertragung erfolgt dabei stets Ende-zu-Ende verschlüsselt, Zugriffsrechte sind klar definiert und protokolliert, und sämtliche Verarbeitungstätigkeiten werden dokumentiert – DSGVO- und TTDSG-konform. Dieser Festpreis sichert Transparenz, vermeidet versteckte Kosten und gewährleistet, dass sowohl datenschutzrechtliche als auch wirtschaftliche Anforderungen erfüllt sind.

Wie sichere ich die IT-Infrastruktur und sensiblen Daten meiner Hausverwaltung ab?

Der Schutz Ihrer IT-Systeme und Daten ist entscheidend für Vertrauen und Rechtssicherheit. Diese Maßnahmen sind essenziell:

Technische Schutzmaßnahmen:

• Firewall und aktuelle Virenschutzsoftware einsetzen
• Regelmäßige Software-Updates und Sicherheits-Patches durchführen
• Cloudlösungen nur von zertifizierten Anbietern mit Serverstandort in der EU nutzen

Datensicherheit im Alltag:

• Zugriffsrechte klar definieren (nur autorisierte Personen)
• Starke Passwörter und ggf. Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit Eigentümern und Dienstleistern

Organisatorische Maßnahmen:

• Datensicherung (Backups) mindestens täglich
• Notfallplan für IT-Ausfälle oder Datenverlust
• Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit sensiblen Daten

Tipp: Führen Sie regelmäßig eine Datenschutzprüfung durch und dokumentieren Sie alle Prozesse – so bleiben Sie DSGVO-konform und minimieren Ihr Haftungsrisiko.

Wie finde und verwalte ich Dienstleister wie Ablesedienste, Handwerker oder IT-Support zuverlässig?

Eine zuverlässige Zusammenarbeit mit Dienstleistern ist für die Hausverwaltung unverzichtbar. Wichtig ist, mit zertifizierten Fachbetrieben zu arbeiten, die klare Referenzen und nachvollziehbare Preise bieten. Nutzen Sie regionale Netzwerke, Branchenverzeichnisse oder Empfehlungen anderer Verwalter, um seriöse Anbieter zu identifizieren. Beim Auswahlprozess sollten Vertragssicherheit, Reaktionszeiten und Erreichbarkeit im Vordergrund stehen. Vergeben Sie Aufträge schriftlich mit Leistungsbeschreibung, Fristen und Kostenrahmen. 

Für die Hausverwaltung empfiehlt sich eine digitale Dienstleisterdatenbank, in der alle Ansprechpartner, Verträge, Absprachen und Einsatzprotokolle dokumentiert sind. Setzen Sie auf standardisierte Prozesse, z. B. bei Schadensmeldungen oder Wartungseinsätzen, um Zeit zu sparen. Bei IT-Support sind DSGVO-Erfahrung und IT-Sicherheitszertifikate ein Muss. Eine regelmäßige Leistungsbewertung der Partner hilft, Qualität und Kosten im Griff zu behalten. Durch eine strukturierte Auswahl und laufende Kontrolle stellen Sie sicher, dass Ihre Dienstleister zuverlässig, effizient und rechtssicher arbeiten – im Sinne der Eigentümer und Mieter.

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Sources

Welche Versicherungen sind für meine Hausverwaltung notwendig oder empfehlenswert?

Als Hausverwalter tragen Sie hohe Verantwortung – entsprechend wichtig ist ein solider Versicherungsschutz. Diese Policen sind unverzichtbar oder stark empfohlen:

Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (VSH):

• Schützt bei finanziellen Schäden durch Fehler, z. B. verspätete Zahlungen, falsche Abrechnungen
• In vielen Verträgen mit Eigentümern verpflichtend

Betriebshaftpflichtversicherung:

• Deckt Sach- und Personenschäden, etwa durch fehlerhafte Anweisungen oder mangelhafte Verkehrssicherung

Vertrauensschadenversicherung (optional):

• Schutz vor betrügerischen Handlungen von Mitarbeitenden (z. B. Unterschlagung)

Cyber-Versicherung:

• Absicherung gegen Hackerangriffe, Datenverlust und IT-Ausfälle
• Wichtig wegen sensibler Daten und digitaler Prozesse

Rechtsschutzversicherung:

• Deckt Anwalts- und Gerichtskosten, z. B. bei Streitigkeiten mit Eigentümern, Mietern oder Dienstleistern

Tipp: Prüfen Sie regelmäßig, ob der Versicherungsumfang zu Ihrer Unternehmensgröße, dem Risiko und den Verwaltungsobjekten passt. Ein versierter Versicherungsmakler für Immobilienverwalter kann helfen, Unter- oder Überversicherung zu vermeiden. So sichern Sie Ihr Unternehmen gegen existenzbedrohende Risiken zuverlässig ab.

Wie gehe ich mit Rücklagen, Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplan gesetzeskonform um

Ein gesetzeskonformer Umgang mit Rücklagen, Jahresabrechnungen und dem Wirtschaftsplan ist für jede Hausverwaltung Pflicht. Bei der WEG Hausverwaltung regelt § 28 WEG die Anforderungen klar: Der Wirtschaftsplan muss jährlich aufgestellt, beschlossen und auf die Eigentümer umgelegt werden – inklusive Vorschüssen für laufende Kosten und der Instandhaltungsrücklage. 

Diese Rücklage dient der Werterhaltung der Immobilie und darf zweckgebunden nur für gemeinschaftliches Eigentum verwendet werden. Die Jahresabrechnung muss nachvollziehbar, übersichtlich und transparent sein – inklusive Einzelabrechnung pro Eigentümer und Gesamtabrechnung. 

Alle Beträge sollten durch Belege nachprüfbar sein. Wichtig ist außerdem, dass die Rücklagen getrennt vom Hausgeldkonto verwaltet werden. Für Mietverwaltungen gelten ähnliche Pflichten, insbesondere zur Abrechnung der Betriebskosten. Wer auf eine saubere Buchführung, digitale Tools und eine klare Belegstruktur setzt, schützt sich vor Konflikten mit Eigentümern – und vermeidet rechtliche Probleme.

Wie dokumentiere ich alle Vorgänge revisionssicher und rechtssicher?

Eine revisions- und rechtssichere Dokumentation ist für Hausverwaltungen unerlässlich – sowohl im Interesse der Eigentümer als auch zur eigenen Absicherung. Beachten Sie folgende Grundsätze:

Digitale Aktenführung:

• Nutzen Sie eine professionelle Verwaltungssoftware, die alle Vorgänge nachvollziehbar speichert
• Verschlagwortung und strukturierte Ordner erleichtern den Zugriff

Vollständigkeit und Transparenz:

• Alle relevanten Unterlagen müssen dokumentiert werden: Verträge, Abrechnungen, Protokolle, Schriftwechsel
• Jede Maßnahme muss zeitlich nachvollziehbar sein (Datum, Verantwortlicher, Inhalt)

Belegpflicht und Nachvollziehbarkeit:

• Jeder Zahlungsvorgang braucht einen zugehörigen Beleg
• Alle Originaldokumente müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden

Zugriffsmanagement:

• Nur berechtigte Personen dürfen auf sensible Daten zugreifen
• Protokollierung von Änderungen und Zugriffen ist sinnvoll

Rechtliche Grundlagen:

• Orientierung an GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) und DSGVO

Tipp: Automatisieren Sie wiederkehrende Abläufe und archivieren Sie digital, aber rechtskonform. So schaffen Sie maximale Transparenz, sind im Falle einer Prüfung abgesichert – und behalten intern jederzeit den Überblick.

Wie baue ich ein Netzwerk aus Eigentümern, Dienstleistern und Fachpartnern auf?

Ein starkes Netzwerk ist für jede Hausverwaltung strategisch entscheidend. Beginnen Sie mit der aktiven Pflege bestehender Kontakte – zufriedene Eigentümer empfehlen Sie oft weiter. Nutzen Sie regionale Branchentreffen, Immobilienmessen und Fachverbände wie den VDIV oder DDIV, um gezielt Kontakte zu knüpfen. 

Achten Sie dabei auf Verbindlichkeit, Erreichbarkeit und klare Kommunikation – das schafft Vertrauen. Bauen Sie außerdem eine strukturierte Dienstleisterdatenbank auf, in der Sie Handwerker, IT-Partner oder Ablesedienste nach Qualität und Verlässlichkeit bewerten. Digitale Tools helfen dabei, Einsätze zu koordinieren und Abläufe zu dokumentieren. Auch der regelmäßige Austausch mit anderen Verwaltern bringt wertvolle Tipps und Synergien.

Wichtig ist: Netzwerke entstehen nicht zufällig, sondern durch aktives Geben und Nehmen. Wer bereit ist, Know-how zu teilen, erhält oft im Gegenzug verlässliche Empfehlungen und Unterstützung bei Engpässen. So entwickeln Sie langfristig ein stabiles Netzwerk, das Ihre Hausverwaltung entlastet und Ihr Leistungsversprechen stärkt.